home > blog

	Boekhouden voor iedereen In dit boek worden de volgende zaken duidelijk uitgelegd: - systematisch boekhouden - 'dubbele boekhouding' - balans bijhouden - grootboekrekeningen maken - financiële transacties - van inkoopfacturen tot pinbetalingen - resultaat bijhouden - balans lezen		Meer rendement uit uw boekhouder en uw boekhouding Dit handige en vooral praktische boek is een onmisbare leidraad. U krijgt eye-openers, tips, adviezen en trucs om meer plezier en rendement te halen uit uw boekhouding en de mensen daarachter. En, dat wellicht met minder kosten.
	Boekhouden voor Dummies Leer op eenvoudige wijze alles wat u moet weten over een overzichtelijke boekhouding, de jaarbalans en hoe u alles correct rapporteert. Voor u kent boekhouden na het lezen van dit boek geen geheimen meer!		Excel 2010 voor Dummies Krijg Excel 2010 snel onder de knie en ontdek een volledig nieuwe manier om met getallen te werken
	Boekhouden kan iedereen In dit boek wordt op praktijkgerichte wijze en in begrijpelijk Nederlands kort en bondig aan beginners de kunst van het boekhouden bijgebracht. Voor gevorderden is dit boek een heel handig naslagwerk en tevens een welkome aanvulling op standaard vakliteratuur.		Leer jezelf snel… Microsoft Excel 2010 Aan de hand van talloze en soms onverwachte voorbeelden laat de auteur in deze geactualiseerde uitgave zien hoe u het meeste uit Microsoft Excel haalt.
Meer boeken over Boekhouden en Excel

(2) Artikelen

Waarom moet u een administratie bijhouden? 
Als u een eigen zaak begint/heeft dan bent u verplicht om een administratie bij te houden. De belastingdienst schrijft voor dat u een BTW-boekhouding moet bijhouden. Er zijn hiervoor diverse boekhoudpakketten op de markt verkrijgbaar, zowel online als offline. Voor een startende ondernemer is dit echter niet altijd direct nodig. En al helemaal niet als u geen personeel in dienst heeft of een auto van de zaak heeft. Als het aantal transacties beperkt is, dan ligt een oplossing in Excel voor de hand.

Volgens de belastingdienst valt onder uw administratie: “alle gegevens over uw onderneming die u op papier (ook kladaantekeningen) of digitaal (bijvoorbeeld met de computer) vastlegt”. U bent als ondernemer verplicht een goede administratie bij te houden en te bewaren. De belastingdienst zegt terecht dat u de administratie niet alleen bijhoudt voor het invullen van uw aangiften, maar ook voor uw bedrijfsvoering.

Met behulp van een goed ingerichte administratie krijgt u snel inzicht in de cijfers en resultaten van uw onderneming. Op basis van de omzet- en kostenontwikkeling bent u in staat om tijdig in te spelen op ontwikkelingen in de markt. Leer verderop hoe Boekhouden in Excel u daarbij helpt.

Daarnaast vormt uw administratie de basis voor uw aangiften, welke snel en goed door de belastingdienst gecontroleerd moeten worden. Indien uw administratie niet volledig is of niet binnen een redelijke termijn te controleren is, dan kan dat vervelende gevolgen voor u hebben. De belastingdienst stelt dan zelf uw omzet en winst vast en zal u op basis daarvan de belastingaanslag opleggen.

Tevens kunt u uw aangifte omzetbelasting niet invullen als u geen duidelijke overzichten heeft van uw aan- en verkopen. U kunt dan geen aanspraak maken op voordelige regelingen, zoals de kleine ondernemersregeling. Boekhouden in Excel levert alle gegevens die noodzakelijk zijn voor het invullen van uw aangifte omzetbelasting.

Wat is een administratie?
Volgens de belastingdienst vallen alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, onder uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:
- kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
- financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
- tussentijds gemaakte controleberekeningen
- ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
- bankafschriften
- contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- agenda's en afsprakenboeken
- correspondentie
- software en databestanden

Met andere woorden, uw administratie bestaat uit papieren en elektronische documenten. Deze documenten vormen de basis voor uw boekhouding. Ook dus voor Boekhouden in Excel.

Hoe lang moet u uw administratie bewaren?
U bent wettelijk verplicht om uw administratie en alle onderliggende stukken 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Let op, we praten hier over zowel de papieren als de digitale administratie. De volgende basisgegevens vallen hieronder: het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie.  Na de termijn van 7 jaar vraagt de belastingdienst deze gegevens niet meer op.

Wat moet u doen voor de BTW?
Op basis van uw administratie moet duidelijk worden hoeveel BTW u moet betalen. Dit betekent dat u per periode (maand of kwartaal) de volgende zaken bijhoudt:
- verkoopfacturen (facturen die u zelf stuurt aan uw klanten)
- inkoopfacturen  (facturen van leveranciers die u moet betalen)
- uitgaven (verantwoording van uitgaande geldstromen)
- ontvangsten (verantwoording van ingaande geldstromen)
- het gedeelte dat u privé gebruikt aan goederen en diensten

De eerste vier zaken legt u bijvoorbeeld vast in de vorm van een verkoopboek, inkoopboek en kas- en bankboek. Als uw klanten meestal contant betalen, dan kunt u volstaan met het opnemen van de gegevens van de verkoopfacturen in het kasboek. Hetzelfde geldt voor uw inkoopfacturen. Het laatste onderdeel – privé gebruik – laat zich vastleggen in het zogenaamde memoriaalboek. Alle onderdelen zijn standaard aanwezig in Boekhouden in Excel.

Als u zaken doet met het buitenland, houdt u verder afzonderlijk bij:
- verwervingen uit andere landen van de Europese Unie
- ingevoerde goederen uit landen buiten de Europese Unie
- leveringen aan andere landen van de Europese Unie
- diensten aan andere landen van de Europese Unie
- uitgevoerde goederen naar landen buiten de Europese Unie

Bovenstaande informatie is eenvoudig te registreren door middel van het selecteren van de betreffende grootboekrekeningen. Boekhouden in Excel doet de rest. Uw overzicht voor de aangifte omzetbelasting wordt automatisch gemaakt.

Hoe houd ik mijn administratie op een simpele manier bij?
Om uw administratie zo goed en eenvoudig mogelijk te verwerken in een elektronisch systeem is een geordende papieren administratie van belang. Alleen dan heeft u snel een overzicht van de financiële status van uw onderneming.

Gebruik bij voorkeur onderstaand ordnersysteem om uw administratie doeltreffend bij te houden.

De papieren administratie kan in slechts vier ordners worden bewaard (of in één ordner met 4 tabbladen als u een kleine administratie heeft).
1. De ordner ‘Kas’ voor alle kasstukken (bonnetjes, facturen)
2. De ordner ‘Bank’ voor alle bankafschriften, met het laatste afschrift boven.
3. De ordner ‘Debiteuren/Verkoopboek’ voor alle verkoopfacturen (verkopen op rekening).
4. De ordner ‘Crediteuren/Inkoopboek’ voor alle inkoopfacturen (inkopen op rekening).

Hieronder wordt omschreven hoe u uw papieren administratie het beste kunt bijhouden.

(1) Alle bankafschriften gaan in de ordner 'Bank', met het laatste afschrift boven.

(2) Indien u een verkoopfactuur maakt voor een klant dan vermeldt u o.a.:
- volledige naam en adres van de klant;
- een doorlopend factuurnummer, bijvoorbeeld beginnend met V11001, dan V11002 enz.;
- duidelijke omschrijving wat geleverd wordt of gedaan is en wanneer of over welke periode;
- duidelijke vermelding van het bedrag exclusief BTW, het bedrag aan BTW, het BTW-percentage en het bedrag inclusief BTW;
- uw bedrijfs- en adresgegevens, inclusief Kamer van Koophandel-nummer en uw bankrekeningnummer

(3) Registreer de verkoopfactuur in het verkoopboek van uw boekhoudsysteem hetzelfde doorlopende factuurnummer. De originele verkoopfactuur wordt aan de klant overhandigd. Behoud zelf een kopie en bewaar deze in de ordner ‘Debiteuren/Verkoopboek’.

(4) Na ontvangst van inkoopfacturen van leveranciers worden deze opgeborgen in de ordner ‘Crediteuren/Inkoopboek’. Voorzie de inkoopfactuur van een doorlopend (intern) nummer, bijvoorbeeld beginnend met I11001, dan I11002 enz. Registreer de inkoopfactuur in het inkoopboek van uw boekhoudsysteem met hetzelfde doorlopende factuurnummer.

(5) Bij de ontvangst van betalingen van klanten:
- markeer op de betreffende verkoopfactuur dat deze betaald is en verplaats de betaalde verkoopfactuur achter een tabblad ‘betaald’ in de ordner ‘Debiteuren/Verkoopboek’.
- contante ontvangsten, zonder factuur, worden geregistreerd in het kasboek van uw boekhoudsysteem. Voorzie de contante betaling van een doorlopend (intern) nummer, bijvoorbeeld beginnend met K11001, dan K11002 enz. Zie verder kasboek (7).
- registreer de ontvangsten per bank in het bankboek van uw boekhoudsysteem. Uw boekhoudsysteem vraagt om een factuurnummer, zodat de factuur in het verkoopboek als betaald wordt geregistreerd.

(6) Betalingen aan leveranciers:
- markeer op de betreffende inkoopfactuur dat deze betaald is en verplaats de betaalde inkoopfactuur achter een tabblad ‘betaald’ in de ordner ‘Crediteuren/Inkoopboek’.
- contante betalingen, zonder factuur, worden geregistreerd in het kasboek van uw boekhoudsysteem. Voorzie de contante betaling van een doorlopend (intern) nummer, bijvoorbeeld beginnend met K11001, dan K11002 enz. (Zie verder Kasboek).
- registreer de betalingen per bank in het bankboek van uw boekhoudsysteem. Uw boekhoudsysteem vraagt om het factuurnummer, zodat de factuur in het inkoopboek als betaald wordt geregistreerd.

(7) Het kasboek wordt als volgt gebruikt:
- alle bonnen worden op datum, jongste datum boven, in de ordner ‘Kas’ opgeborgen;
- de kasbonnen worden doorlopende genummerd, bijvoorbeeld beginnend met K11001, dan K11002 enz. en geregistreerd in het werkblad ‘Kasboek’;
- betalingen en ontvangsten worden gesplitst in het bedrag exclusief BTW en het bedrag aan BTW. Het bedrag zonder BTW wordt in de kolom Ontvangsten en/of Uitgaven. Het bedrag aan BTW in de kolommen BTW Hoog en BTW Laag. Het BTW bedrag moet op de bon zijn vermeld. Het bedrag aan BTW niet zelf bijschrijven! Indien de bon niet aan een van deze voorwaarden voldoet, wordt in de kolom BTW Hoog en BTW Laag niets vermeld;
- waarschuwing; een kas kan nooit negatief zijn (meer uitgaven dan ontvangsten).

Verricht bovenstaande handelingen bij voorkeur in de volgende volgorde:
- registreren verkoopfacturen;
- registreren inkoopfacturen;
- verwerken kasmutaties;
- verwerken bankmutaties (betalingen en ontvangsten kunt u immers pas boeken, nadat de verkoop- en inkoopfacturen zijn vastgelegd).

Kan dit allemaal ook in Excel?
Het goed op orde hebben van uw papieren administratie maakt het verwerken daarvan in een boekhoudsysteem een stuk gemakkelijker. Dit geldt ook voor het verwerken van alle transacties in Boekhouden in Excel. Als u maandelijks bovenstaande stappen volgt dan kunt u uw administratie snel en eenvoudig verwerken in Boekhouden in Excel. De uitgebreide handleiding en instructievideo’s laten dit exact zien. Daarnaast is het raadzaam om regelmatig de FAQ-pagina (Frequently Asked Questions) te raadplegen. Gebruikersvragen worden op deze pagina behandeld en geven wellicht ook het antwoord op uw vraag.

Boekhouden in Excel voldoet aan alle eisen, zoals hierboven omschreven. Na het invoeren van uw transacties zijn alle rapportages direct te bekijken.

Dit zijn:
- Winst- en verliesrekening: hoe staat het met de winstgevendheid van uw onderneming;
- Balans: wat is de financiële positie van uw onderneming?
- Aangifte omzetbelasting: direct inzag in af te dragen of te ontvangen BTW (inclusief kleine ondernemersregeling);
- Dashboard: alle belangrijke gegevens en kengetallen in één overzicht;
- Grafische analyse: analyse van uw omzet en kosten;
- Saldibalans: totaaltellingen per grootboekrekening

Tot slot worden al uw facturen geheel automatisch opgesteld op basis van uw verkoopboek. Er is dus geen dubbele invoer noodzakelijk.