Financien van een onderneming vergeleken met een auto (deel 2)

Vorige week vergeleken we de eerste zes onderdelen van een auto met de financien van een onderneming.

In dit artikel volgen de laatste zes vergelijkingen van de financien van een onderneming met een auto.

 7. Stuurwiel

Met het stuurwiel bepaal je de richting waarin het voertuig zich beweegt. Een (optioneel) navigatiesysteem leidt je op efficiënte wijze naar jouw bestemming. Een helder business plan en gedegen budget geeft richting aan iedere organisatie. De kans op succes wordt vele malen groter als je als ondernemer weet waar je naar toe wilt. Ik gebruik graag de woorden van Simon Sinek: “Begin bij het waarom.” Verwoordt duidelijk waarom je doet wat je doet. Wat is je doel, je motief, je drijfveer? Waarom bestaat jouw bedrijf? Waarom zou iemand dat interesseren? Om te kunnen inspireren moet je Waarom helder zijn. Wanneer je weet waarom je doet wat je doet, dan is het de vraag hoe je dat gaat doen. Dit zijn jouw waarden, normen en strategieën. Dit komt tot uitdrukking in de systemen en processen van jouw organisatie. Tot slot denk je na over wat je maakt of doet. In de (marketing)communicatie van veel bedrijven zie je vaak het omgekeerde. “We maken fantastische computers (wat?). Ze zijn uniek ontworpen en eenvoudig te gebruiken (hoe?). Wil je er een kopen? (waarom?)”. Ik nodig je uit om na te denken hoe Apple daadwerkelijk communiceert…

Ik geef je een voorbeeld:

Boekhouden in Excel helpt ondernemers op een simpele en betaalbare manier zelfstandig hun financiën te doen (waarom?) met goed ontworpen en eenvoudig te begrijpen (hoe?) programma’s, toolkits en templates (wat?). Zij krijgen direct inzicht in de financiële situatie van hun onderneming en besparen zo veel geld op hun accountantskosten. Hun kansen om failliet te gaan worden daarmee dramatisch verkleind.

8. Car wash

Het eerste wat misschien bij je opkomt is het witwassen van geld. Dat bedoelen we natuurlijk niet. Om jouw administratie snel en gemakkelijk te kunnen verwerken is het belangrijk dat je papierwinkel goed ordent. Maak er de gewoonte van om alle documenten van jouw onderneming direct in een apart bakje te stoppen. Beter nog, stop het document direct in een ordner. Stop dus alle facturen, bonnetjes, contracten, incassoformulieren etc. direct na ontvangst in de ordner en het boeken verloopt stukken efficiënter. Je bent minder vaak op zoek naar ontbrekende stukken als je bijvoorbeeld de banken aan het boeken bent.

Het ordenen van jouw documenten is iets waar accountants en boekhouders veel tijd aan kwijt zijn. Realiseer je wel dat je hier de hoofdprijs voor betaalt. EUR 60 – 100 per uur is geen uitzondering. Als je je boekhouding uitbesteedt, lever die dan op zijn minst netjes geordend aan. Dat scheelt je al gauw enkele honderden euro’s per jaar.

9. Schokbreker

Iedere organisatie krijgt wel eens te maken met een mindere periode. Omzetten vallen tegen of er worden onverwachte kosten gemaakt. Zorg ervoor dat je voldoende financiële reserves hebt op tegenvallers op te vangen en de belastingen te betalen. Soms lijken we rijker dan we in werkelijkheid zijn. De BTW geven we immers maar 1x per kwartaal aan. Boekhouden in Excel laat iedere maand/kwartaal exact zien hoeveel BTW je moet afdragen. Zet dit geld aan de kant op een spaarrekening.

Met behulp van onze ZZP Toolkit weet je exact hoeveel inkomstenbelasting je moet betalen aan het eind van het jaar. Maak regelmatig een inschatting wat jouw omzet en kosten en vul deze bedragen in de Bruto-netto berekenaar in. Je ziet direct welke bedragen je opzij moet zetten voor de inkomstenbelasting en de bijdrage zorgverzekeringswet.

10. Garage

Een garage is er voor regelmatig onderhoud van je auto. Hetzelfde geldt voor jouw financiën. Zijn al je verzekeringen nog up-to-date? Kloppen alle vergunningen nog? Is jouw software al bijgewerkt naar de nieuwste versie? Heb je jouw begroting voor volgend jaar al af? Welke grote uitgaven komen er binnenkort aan? Wanneer heb je voor het laatst de kengetallen van jouw onderneming bestudeerd? Als jouw aanslag inkomstenbelasting al definitief?

Als je regelmatig stil staat bij dit soort zaken dan voorkom je vervelende verrassingen. Ook voor jouw financiën is onderhoud noodzakelijk.

11. Remmen

In het bedrijfsleven worden veel beslissingen op het onderbuikgevoel genomen. Dit pakt in vele gevallen goed uit, omdat ondernemers ervaren zijn en weten wat ze doen. Maar soms moet je een beslissing nemen over iets waar je minder bekend mee bent. Stap dan figuurlijk op de rem. Sta even stil, overweeg je opties en maak een bewuste beslissing. Je kunt jouw geld maar één keer uitgeven en dit is zeker het geval als je een investeringsbeslissing moet nemen. Bepaal wat jouw alternatieven zijn en bereken de financiële consequenties eerst goed door, bijvoorbeeld met ons model Investeringen in Excel. Je berekent daarmee voor ieder alternatief wat het effect is op jouw cashflow. Aan de hand van een aantal kengetallen zie je direct of het alternatief de beste oplossing is voor jouw probleem.

12. Diagnostiek

Tot slot staan we nog even stil bij het onderwerp diagnostiek. Moderne auto’s beschikken over talloze sensoren. De boordcomputer kan a la minute worden uitgelezen om te bepalen of en wat er mis is. Goede boekhoudsoftware beschikt over integriteitscontroles die er voor waken dat jij iets verkeerd doet. Boekhouden in Excel voert dergelijke controles uit bij het verwerken van jouw transacties. Je wordt direct gewaarschuwd als je bijvoorbeeld vergeet een datum op te geven of een factuur te selecteren als je een betaling van jouw klant ontvangt. Het werkblad Checks laat zien of er verschillen zijn tussen het grootboek en het subboek, bijvoorbeeld de grootboekrekening 1200 Debiteuren en het saldo volgens het verkoopboek. Het subboek Verkoopboek is een specificatie van het saldo op de rekening 1200 Debiteuren.

Ben je geen ervaren boekhouder dan adviseren wij om minimaal 1x per jaar een accountant of boekhouder te raadplegen. Wil je geld besparen? Kies dan voor de All Inclusive Edition van Boekhouden in Excel. Wij leren je zelf simpel boekhouden in Excel en wij doen de rest. We controleren 4x per jaar jouw boekhouding, verzorgen de jaarafsluiting, stellen jouw jaarrekening op, berekenen de eventuele BTW-suppletieaangifte en stellen de aangifte inkomstenbelasting voor je op. Je bespaart hiermee honderden euro’s op jouw accountant of boekhouder.

Lees hier deel 1.

[box type=”note” size=”large” style=”rounded”]Kan jij nog meer vergelijkingen maken tussen een auto en de financiën van een onderneming? Laat het hieronder weten.[/box] [fbshare type=”button_count” width=”120 float=”left”][fblike style=”button_count” float=”left” showfaces=”false” width=”120″ verb=”like” font=”arial” locale=”nl_NL”][twitter style=”horizontal” width=”120″ source=”#boekhoudenexcel” hashtag=”#boekhouden #excel” text=”Doe zelf je boekhouding eenvoudig in Excel!” float=”left” lang=”nl”][google_plusone size=”medium” width=”120″ float=”left” annotation=”bubble” language=”Dutch”]