Boekhouden in Excel 4.0 DVD

[UPDATE] Boekhouden in Excel 4.0

Vandaag is Boekhouden in Excel 4.0 uitgekomen. Door persoonlijke omstandigheden is het wat later dan gepland. Normaal probeer ik tegen het einde van het jaar met een update te komen, zodat je in het nieuwe jaar direct van de nieuwste versie kunt gebruik maken zonder dat je veel data hoeft over te zetten. Met trots presenteren we Boekhouden in Excel 4.0 met 15 grotere en kleinere verbeteringen.

15 VERBETERINGEN IN VERSIE 4.0

Hieronder volgt een korte toelichting op de belangrijkste veranderingen en/of bekijk de demonstratievideo van Boekhouden in Excel 4.0 hieronder.

1. Nieuwe menustructuur

Het eerste wat opvalt als je Boekhouden in Excel opent is de nieuwe menustructuur. Omdat het aantal rapportages groeide ontstond er ruimtegebrek in het oude menu. Alle tabbladen kun je nu bereiken vanuit één menu. Het factuurmenu is verdwenen. Dat scheelt weer een klik. Ook het topmenu boven de tabbladen is uitgebreid met meer directe links. Zo kun je nu direct naar alle 4 de banken navigeren, maar ook naar de checks, instellingen, het dashboard en de balans en winst-en verliesrekening.

Boekhouden in Excel 4.0 menu

2. Banknamen in het menu zichtbaar

Nu we toch bezig waren met de menustructuur vonden we het leuk om de banknamen zichtbaar te maken, zodat je sneller bij de juiste bank terecht komt. In het rekeningschema pas je de banknamen aan en die verschijnen dan zowel in het hoofdmenu als topmenu. Probeer het maar eens.

Boekhouden in Excel 4.0 - topmenu

3. Bewaking van openstaande verkoop- en inkoopfacturen oude jaren

Het was mij een doorn in het oog dat je openstaande facturen van voorgaande jaren buiten Boekhouden in Excel moest bewaken. Daar komt nu verandering in. Als je een betaling ontving van een klant met een factuur van vorig jaar, dan moest je de ontvangst boeken op 1220 Debiteuren oude jaren. Dit moet nog steeds doen én je moet het factuurnummer opgeven. Vanaf versie 4.0 vul je openstaande facturen van voorgaande jaren in een aparte tabel in. Dit kun je snel doen door in je oude boekhouding te filteren op Open bedragen. Kopieer vervolgens factuurnummer en -datum, klant en het openstaand bedrag in de nieuwe tabel “Oude verkoopfacturen”.

4. Extra integriteitscontroles bij het registreren van transacties

Bij het registreren van transacties past Boekhouden in Excel al diverse controles toe. Zo krijg je bijvoorbeeld een melding als je een niet-bestaande grootboekrekening had gekozen. Of je vergat een factuurnummer in te voeren als je iets boekte. Of je gaf geen klant op. In versie 4.0 hebben we 2 extra controle ingevoerd.

  1. In de kas- en bankboeken wordt nu ook gecontroleerd of je een factuurnummer hebt opgegeven als je een ontvangst boekt op 1220 Debiteuren oude jaren of een uitgave op 1620 Crediteuren oude jaren.
  2. In het verkoopboek en inkoopboek vindt nu een check plaats of de klantnaam c.q. leveranciersnaam bestaat. Dit is vooral van belang als je later de klant-/leveranciersnaam hebt aangepast. De omzet wordt anders niet opgeteld bij de betreffende klant/leverancier.

5. Beginbalans in apart dagboek

In versie 4.0 wordt de beginbalans in een eigen dagboek ingevoerd. Op manier kunnen we de boekingen met betrekking tot het lopende jaar scheiden van de beginbalansboeking én kunnen we een kolommenbalans opstellen.

6. Kolommenbalans

Speciaal voor de boekhouders onder ons is een kolommenbalans toegevoegd. Een overzicht waarop de grootboekrekeningen zijn vermeld met de begin- en saldibalans. Hiermede kunnen de balans en winst- en verelisrekening worden opgebouwd.

Kolommenbalans

7. Urenregistratie voor meerdere personen

Speciaal voor ondernemingen met meerdere personen (zoals een vof) is de urenregistratie uitgebreid met medewerkers. Vanaf nu kun je de uren voor meerdere personen registreren en rapporteren. Bij Instellingen vul je de namen van de medewerkers in. Ben je alleen? Dan vul je alleen jouw naam in.

8. Uitbreiding urenrapportage

In ons sjabloon Urenregistratie in Excel zat het al. Een prognose of je aan het urencriterium gaat voldoen op basis van de reeds geregistreerde uren. Daarnaast is de urenrapportage uitgebreid met een overzicht van de uren per maand en de urencriterium-uren. Tot slot hebben we ook nog (sub)totalen boven de kolommen in de urenregistratie gezet. Wanneer je een filter aanbrengt dan wordt de selectie automatisch opgeteld.

9. Btw-aangifte per jaar en automatisch betalingskenmerk

De btw-aangifte kan nu ook voor een heel jaar worden opgesteld. De selectie is hiermee uitgebreid. Tevens wordt op basis van jouw keuze automatisch het betalingskenmerk aan de Belastingdienst uitgerekend.

10. Schatting te betalen inkomstenbelasting en bijdrage zorgverzekeringswet of vennootschapsbelasting

Berekening inkomstenbelasting
Op basis van het resultaat van je onderneming wordt vanaf nu ook een schatting gemaakt van de te betalen inkomstenbelasting en bijdrage zorgverzekeringswet of vennootschapsbelasting. De berekening van de inkomstenbelasting is een basismodel die een goed beeld geeft wat je moet betalen. Het houdt geen rekening met je privésituatie (zoals de hypotheekrenteaftrek) en diverse aftrekposten. Voor een meer gedetailleerde berekening kun je de sjablonen uit de ZZP-Toolkit gebruiken.

11. Klassieke balans & winst- en verliesrekening met kengetallen

Niet iedereen vind het lezen van een balans waarbij de activa en passiva boven elkaar staan even gemakkelijk. Daarom is een extra rapport toegevoegd met daarop een klassieke balans, waarbij activa en passiva naast elkaar staan. Omdat de winst- en verliesrekening is toegevoegd konden we ook de belangrijkste kengetallen erbij zetten.

12. Alternatieve verkoopprijs is nu facultatief

In het verkoopboek hoef je nu niet meer de (alternatieve) prijs per eenheid in te voeren. Als je geen prijs invult dan rekent BIE met de standaardprijs van het product of dienst. En dat brengt me meteen tot de volgende kleine verandering.

13. Voorraad wordt Producten & Diensten

Voor niet-handelsondernemingen was het een beetje verwarrend. Als je geen fysieke producten verkoopt dan heb je geen voorraad. Daarom heet het voorraadboek vanaf nu producten & diensten. Daar kun je al jouw artikelen kwijt, producten én diensten dus. Nog steeds geldt dat je voor handelsvoorraad wel een inkoopprijs opgeeft en voor niet-handelswaar geen inkoopprijs.

14. Formulefoutje opgelost. Echt? Ja, toch nog een…

Na ruim 1,5 jaar hebben we toch nog een formulefoutje ontdekt. Het kengetal ‘omloopsnelheid van de voorraad’ werd niet juist uitgerekend.

15. Scherm scrollt niet terug in dagboeken

Tot slot hebben we een kleine irritatie verholpen. Je scherm scrollt niet meer naar boven als je op de link van het verkoopboek of een bankboek klikt. Je hoeft dus niet meer te scrollen naar de regel waar je aan het werk was.

VEEL GESTELDE VRAGEN

Moet ik opnieuw betalen voor deze update?

Nee, alle updates van Boekhouden in Excel zijn gratis zolang je een geldige licentie hebt.

Hoe moet ik de nieuwe versie downloaden?

Vanaf nu kun je versie 4.0 downloaden via het ledengedeelte van de website of bij jouw downloads in je account. Ook nu is een extra grote versie te downloaden met meer regels per dagboek, meer klanten en leveranciers, meer artikelen en meer regels voor de uren- en kilometerregistratie. Als je meer dan het standaard aantal regels denkt nodig te hebben, begin dan direct in de extra grote variant.

En mijn maatwerk dan?

Maatwerk wat je in het verleden hebt laten doen, wordt niet automatisch overgenomen. Dit moet je wederom aanvragen en afrekenen of je kunt jouw oude versie blijven gebruiken.

Hoe neem ik versie 4.0 in gebruik?

Het beste kun je per 1/1 in een nieuwe versie gaan werken, omdat je dan alleen de vaste gegevens hoeft te kopiëren: klanten, leveranciers, producten & diensten, projecten, instellingen en eventueel jouw aangepaste rekeningschema.

Hoe zet ik mijn gegevens over?

Selecteer de gegevens van de witte cellen in een tabblad, bijvoorbeeld de cellen D10 t/m W23 van het tabblad Klanten, rechtermuisklik, kies Kopiëren (of ctrl-C), ga naar cel D10 van het tabblad Klanten in versie 4.0, rechtsklik en HEEL BELANGRIJK! Kies Plakken speciaal, Waarden. Doe dit voor alle groepen van witte cellen per tabblad.

Kunnen jullie dit voor me doen?

Voor een kleine vergoeding van € 50 zetten wij jouw administratie over in de nieuwste versie. We zetten dan ook de door jou aangepaste factuursjabloon over. Bestel dan dit maatwerk.

3 Reacties aan “[UPDATE] Boekhouden in Excel 4.0”

  1. Theo 11 januari 2017 at 18:14 #

    Dat ziet er weer uitstekend uit, Stephan. Maar liefst 15 aanpassingen ter verbetering of uitbreiding. Ik denk dat ik direct overstap op versie 4. Ik was al dik tevreden, maar nu helemaal!

  2. Roel Pothof 26 januari 2017 at 19:47 #

    Beste Stephan,

    Het ziet er goed uit met de nieuwe structuur. Helaas vind ik het topmenu minder: als kleine ondernemer heb ik geen 4 bankrekeningen en zou graag van het verkoopboek snel naar de factuur willen springen. Zelf aanpassen zou ik kunnen, maar wegens (begrijpelijke) beveiliging kan dat niet.Verder helemaal top.

    • Stephan Zwanikken 26 januari 2017 at 21:30 #

      Dat ‘foutje’ ga ik ook zo snel mogelijk herstellen. Ik heb het simpelweg over het hoofd gezien.

Geef een reactie

Login

Powered by WishList Member - Membership Software