Als het goed is heb je netjes het hele jaar je Excel boekhouding netjes bijgehouden. Zo niet? Dan is dat tip 1 voor het volgende jaar. Omdat je met Boekhouden in Excel zelf al je facturen en dagafschriften verwerkt hebt, is het meeste werk al gedaan. De Winst- en verliesrekening en de balans worden automatisch opgesteld door Boekhouden in Exel. Je doet de aangifte inkomstenbelasting zelf of je laat alleen dit onderdeel over aan de accountant. Hij voorziet je in deze laatste fase van het boekhouden – aangiftetraject van goed advies ten aanzien van aftrekposten en andere fiscale mogelijkheden. Gebruik hem daar voor en niet voor eenvoudig administratief werk wat je makkelijk zelf kunt doen!
1. Maak tijdig een afspraak met je accountant
Als je tijdig een planning maakt met je boekhouder/accountant dan weet je zeker dat je op tijd aan de beurt bent in het drukste deel van het jaar voor de accountant. In het eerste kwartaal is hij of zij erg druk met jaarafsluitingen van alle klanten.
- Voor 1 april moet de aangifte inkomstenbelasting zijn gedaan (jij of je accountant kan eventueel uitstel aanvragen).
- Minstens 2 weken van tevoren wil je graag conceptcijfers zien.
- Zorg er dus voor dat je zelf eind februari klaar bent.
2. Zorg ervoor dat je weet wat je wanneer op moet leveren
Als je de afspraak eenmaal hebt staan moet je ook weten wat je op moet leveren. Jouw accountant of boekhouder kan je precies vertellen wat hij nodig heeft. Als je alles in één keer oplevert hoeft hij minder vaak contact met je te zoeken. Je bespaart daarmee tijd, dus geld. Wat is minimaal nodig:
- Een kopie van de laatste dagafschriften met het saldo van 31/12 om te controleren of het saldo volgens jouw boekhouding hiermee aansluit.
- Heb je een eigen huis? Dan is het jaaroverzicht van je hypotheek met de hypotheekschuld en betaalde rente nodig.
- Een overzicht met gemaakte kosten waarvoor je nog een factuur moet krijgen.
- Hetzelfde geldt voor je omzet die je nog moet factureren in het nieuwe jaar.
- Zakelijk gereden kilometers in je privé auto of je leasecontract als je een zakelijke auto rijdt.
- Je investeringen en afschrijvingen.
- Urenadministratie.
- Jaaropgave als je ook nog in loondienst was.
- Jaaropgave van je partner (als jullie een fiscale eenheid vormen)
3. Controleer je omzet
Controleer de volledigheid van je omzet. Wees er zeker van dat je alles hebt gefactureerd aan je klanten. In Boekhouden in Excel kun je een urenadministratie bijhouden. Vermeld het factuurnummer achter declarabele uren. Vergelijk de orders met je facturen. Weet je nu zeker dat alles is gefactureerd?
4. Beoordeel openstaande facturen, zowel verkoop als inkoop
Draai regelmatig een overzicht van openstaande verkoopfacturen uit en als een factuur al te lang open staat, onderneem dan direct actie. Bellen werkt het beste. Vertel jouw accountant waarom een factuur nog niet is betaald. Bekijk tevens of er nog onbetaalde inkoopfacturen zijn. Heb je misschien een factuur privé betaald? Of heb je er een dubbel betaald?
5. Sterk wisselende inkomens?
Bij sterk wisselende inkomens uit werk en inkomen (als ondernemer is dat winst uit onderneming) dan betaal je het ene jaar veel belasting (hoge schijf) en het andere jaar weinig belasting (lage schijf). Grote kans dat je dan meer belasting betaalt dan wanneer je dat inkomen gelijkmatig verdeeld over een jaar krijgt. Je kunt dan in aanmerking komen voor de middelingsregeling. Dit kan alleen voor eenmanszaken. Ieder jaar kun je bovendien maar 1x verrekenen. Heb je dus het ene jaar verlies gemaakt en het andere jaar winst, dan is het ook mogelijk om deze met elkaar te verrekenen. Dat kan zowel voor ondernemers die een eenmanszaak als BV hebben.
6. Willekeurig afschrijven
Ben je starter? Dan kom je in aanmerking voor startersaftrek. Bovendien kun je gebruik maken van de mogelijkheid om willekeurig af te schrijven. Normaal schrijf je een investering (aanschaf groter dan EUR 450) in 5 jaar af. Starter mogen zelf kiezen hoe snel ze investeringen afschrijven. Heb je in 2012 veel winst gemaakt? Dan is het verstandig om versneld af te schrijven. Je verlaagt daarmee je winst en dus hoef je minder belasting te betalen. Heb je daarentegen weinig of geen winst gemaakt? Dan is het verstandiger om niets af te schrijven en de afschrijving uit te stellen tot het volgend jaar of later, wanneer je (meer) winst maakt. Jouw accountant kan je hier goed bij adviseren.
7. Kleinschaligheidsinvesteringaftrek
Bekijk voordat het jaar om is hoeveel investeringen (grote aankopen groter dan EUR 450) je hebt gedaan. Ondernemers komen in aanmerking voor de zogenaamde kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Als je minimaal €2.300 hebt geïnvesteerd dan mag je maximaal 28% aftrekken van de winst. Met andere woorden, als je in november €1.900 hebt geïnvesteerd, overweeg dan om je investeringen van het volgende jaar naar voren te halen, zodat je die grens van €2.300 bereikt en dus deze investeringsaftrek kunt gebruiken. Die laatste investering wordt dus een stuk aantrekkelijker.
8. Oudedagsreserve
Jaarlijks mag je maximaal 12% van de winst of €9.542 (in 2012) van de winst aftrekken ten behoeve van de oude dag voor ondernemers met een eenmanszaak. Dit is de zogenaamde Fiscale Oudedagsreserve (FOR). Over dit deel betaal je dus (nog) geen inkomstenbelasting. Let op: dit is een uitgestelde belastingschuld. Je gaat hier dus met je pensioen belasting over betalen. Daarom doe je er verstandig aan om eenzelfde bedrag ook op de bank te laten staan (of minimaal het belastingdeel). Overleg met je adviseur wat het beste voor jouw situatie is.
9. Voorlopige aanslag
Kijk vooruit. Maak een plan voor het komende jaar (bijvoorbeeld aan de hand van onze Financial Planning Toolkit). Maak een schatting van je belastbaar inkomen (met de ZZP-toolkit). En bepaal samen met je accountant de hoogte van de voorlopige aanslag voor het nieuwe jaar. Bij voorkeur niet te laag, om zo naheffingsrente te voorkomen.
