Hoe maak je een Excel kasboek dat niet alleen functioneel is, maar ook eenvoudig, compleet en elegant is? Dat was de vraag die ik me stelde. Het was alweer een tijdje geleden dat ik ons Excel kasboek had ontworpen. Ofschoon Kasboek in Excel 1.3 al slim ontworpen was, had ik het gevoel dat het beter kon. Maar wat mist er dan? Om die vraag te beantwoorden heb ik eerst eens goed nagedacht.

Heb je haast? OK, hier is de deal:

Download nu >

Een functioneel, simpel, compleet en elegant Excel kasboek

Wat is een functioneel kasboek?

Goede vraag! Daarom moeten we eerste weten wat een Excel kasboek moet kunnen. Naar mijn mening moet een Excel kasboek het volgende kunnen:

Kastransacties vastleggen: inkomsten en uitgaven registreren per kasstuk
Kastellingen doen: regelmatig de kas tellen en verschillen noteren/afboeken
Inzicht geven: direct kunnen zien hoe het kassaldo verloopt, wat de grootste inkomsten en uitgaven zijn etc.
Btw optellen: weten hoeveel btw je moet afdragen/kan terugvorderen over de kastransacties
Flexibel zijn: categorieën kunnen aanpassen, btw-tarieven kunnen wijzigen

Aan welke richtlijnen moet een (Excel) kasboek aan voldoen?

Omdat je met contant geld te maken hebt, is het belangrijk dat je op een aantal zaken let. De Belastingdienst beschrijft in dit document waar je op moeten letten.

Je legt alle verkopen in detail vast (bij voorkeur op een moderne kassa)
Tel het geld in de kassa en vergelijk dit met de X of Z-afslag en noteert de eventuele kasverschillen
Noteer dagelijks in een (Excel) kasboek:
– het beginsaldo van de kas
– de contante verkopen en uitgaven
– de bankopnamen en-stortingen
– de privéopnamen en-stortingen
– het boeksaldo van de kas
– het aanwezige kasgeld
– de eventuele kasverschillen
En bewaar je kasadministratie 7 jaar:
– digitale kassabestanden
– Z- en X-afslagen van de kassa
– het (Excel) kasboek

Wat is een simpel kasboek?

Een simpel Excel kasboek helpt je om snel kastransacties juist en volledig bij te houden. Dit houdt volgens mij in dat je zo weinig mogelijk gegevens invoert, maar ook zo veel mogelijk informatie terugkrijgt van het systeem. Immers, wij mensen zijn lui en werken het liefst zo min mogelijk toch? Verder betekent simpel dat een tienjarige het moet kunnen begrijpen.

In al mijn Excel-sjablonen stop ik 3 soorten werkbladen: 1) Instellingen; voor zo veel mogelijk flexibiliteit; 2) invoer-bladen: verdeeld in vaste en variabele gegevens en 3) uitvoer-bladen: de rapportages. Daarom vind je deze simpele, maar duidelijke structuur terug in het Excel kasboek.

Instellingen: bedrijfsgegevens, boekjaar etc.
Invoer: categorieëntabel, btw-tabel, transactietabel en kastelling
Uitvoer: dashboard, maand- en weekrapportage

Wanneer is een kasboek compleet?

Een kasboek, ook een Excel kasboek, is compleet wanneer je snel de informatie krijgt die je zoekt. Maar welke informatie heb je dan nodig? Een kleine opsomming:

Het kassaldo: direct na iedere mutatie wil je weten wat het nieuwe kassaldo is
Totaaltellingen: snel inzicht in de totale inkomsten en uitgaven, zodat je weet waar je geld vandaan komt en waar het naartoe gaat
Btw-totalen: het is belangrijk om te weten hoeveel btw je moet afdragen of kan terugvorderen
Kasverschillen: na het tellen van de zie, dan je direct of er een eventueel kasverschil is
Categoriekeuze: voldoende keuze bij het rubriceren van je inkomsten en uitgaven

En als het goed is, dan krijg je alles netjes in keurige tabellen en lijsten te zien. En het liefst per maand en/of per week.

Wat maakt een kasboek elegant?

Een ander woord voor elegant is mooi, sierlijk of netjes. Nou vind ik zelf dat iedere spreadsheet netjes moet zijn, zodat je snel ziet wat invoervelden zijn en welke cellen formules bevatten. Het sjabloon mag natuurlijk geen formulefouten bevatten, want dat kan leiden tot veel zoekwerk en frustraties.

Moet je een sjabloon dan verfraaien met foto’s en afbeeldingen? Ook dat is persoonlijk, maar ik raad overmatig gebruik van afbeeldingen af. In de meeste gevallen voegen ze niks toe, terwijl ze ook nog eens veel ruimte in beslag nemen. Stephen Few adviseert in zijn boeken om ‘non-data pixels’ te elimineren. Hij adviseert ook om het gebruik van kleur te beperken. Gebruik bijvoorbeeld een steunkleur. Daarnaast is het belangrijk om consistent te zijn. Gebruik altijd hetzelfde lettertype, dezelfde kleuren en dezelfde indeling. Dat komt de leesbaarheid van een sjabloon ten goede.

Kasboek in Excel 2.0

Met trots presenteren we Kasboek in Excel 2.0. Dit Excel kasboek voldoet aan alle bovenstaande eisen. Het bevat een simpele tabel voor het registreren van je kastransacties en geeft je direct inzicht in al je inkomsten en uitgaven. Een slim dashboard helpt je hierbij.

Wil je 33% korting op Kasboek in Excel 2.0?

Omdat we zo trots zijn op dit product bieden we Kasboek in Excel 2.0 nu met 33% korting aan.