Boekhouden in Excel

De 7 grootste fabels over Boekhouden in Excel

Als je voor jezelf begint, dan moet je ook je boekhouding bijhouden. Tijdens je zoektocht naar het ideale boekhoudpakket kom je er al snel achter dat er nogal veel boekhoudprogramma’s zijn. Van factureren tot complete boekhouding. Er zijn genoeg ondernemers die voor hun boekhouding terugvallen op Microsoft Excel. Hadden ze beter voor een duur betaald boekhoudprogramma moeten kiezen? Of voldoet Excel? In dit blog kijk ik naar de 7 grootste fabels over boekhouden in Excel.

1. Grote kans op fouten

In ieder boekhoudpakket moet je een en ander instellen, voordat je er mee kunt werken. Denk aan je bedrijfs- en bankgegevens, het rekeningschema, btw-tarieven, boekjaar, nummeringen, logo’s etc.

Een goede Excel-oplossing geeft je ook de mogelijkheid om dit te doen, zonder dat je zelf met formules of macro’s hoeft te rommelen. Als je alleen maar een cel of tabel hoeft in te vullen kun je praktisch niks om zeep helpen. Een ervaren maker van Excel-oplossingen zorgt ervoor dat je alleen cellen zonder formules kunt wijzigen. Deze zogenaamde invoercellen zijn bij voorkeur herkenbaar voor de gebruiker (bijvoorbeeld door deze te voorzien van een andere achtergrondkleur). Cellen met formules worden beveiligd tegen ongewenste mutaties, zodat je niets kunt slopen.

Een goed Excel-boekhoudpakket is van tevoren grondig gecontroleerd en getest. Als bovenstaande regels zijn gevolgd door de maker dan heb je net zulke betrouwbare cijfers in je rapporten als een online boekhoudpakket. En vergeet niet… geen enkel softwareprogramma is vrij van bugs! Kijk maar eens hoeveel updates er verschijnen waarin fouten zijn opgelost.

2. Je moet alles zelf doen

Je moet alles zelf doen in Excel? Met een boekhoudprogramma niet? Het boekhoudproces is in principe in elke omgeving hetzelfde. Je moet facturen en bonnetjes verwerken, bank- en kastransacties vastleggen, facturen maken, rekeningen betalen, afschrijvingen boeken etc.

Sommige boekhoudprogramma’s hebben allerlei handigheden ingebouwd zoals het automatisch herkennen en laten boeken van facturen of het inlezen en verwerken van de banktransacties.

Nou gaat het automatisch herkennen en boeken van facturen in Excel wat lastig. Dat klopt. Alleen kun je je afvragen hoeveel tijd je ermee wint en hoe succesvol de software is in het boeken op de juiste grootboekrekening. Voordat boekhoudsoftware een factuur kan herkennen moet je die eerst scannen en uploaden. In diezelfde tijd heb ik de factuur geboekt in Boekhouden in Excel én in de traditionele ordner gestopt hoor… Een kwestie van 6 cellen invullen en klaar.

Daarnaast moet je nog steeds controleren of de software de factuur juist heeft verwerkt. Klopt de leverancier? Klopt de geselecteerde grootboekrekening? Is het bedrag juist? Moet de factuur niet gesplitst worden in meerdere regels? Jij bent en blijft zelf verantwoordelijk voor de volledigheid en juistheid van je administratie. Mijn ervaring is dat boekhoudsoftware fouten maken. En één fout is al te veel als je hierop blind wilt kunnen vertrouwen.

Kan je in Excel dan geen banktransacties inlezen? Ja natuurlijk wel. Met handige importmodules kun je met 2x kopiëren en plakken je banktransacties overzetten in Boekhouden in Excel. Het enige wat je dan nog moet doen is het juiste grootboekrekening selecteren. En ja, dat gaat soms sneller in traditionele boekhoudprogramma’s. Alhoewel je nog steeds post voor post moet controleren of het goed is verwerkt.

Verkoopfacturen maken is in veel boekhoudprogramma’s omslachtig. Je krijgt allerlei invoerschermen voorgeschoteld waarin je van alles moet selecteren of invullen. In Boekhouden in Excel hoef ik slechts 7 cellen in te vullen om een factuur te maken. Ik heb hier nog geen 15 seconden voor nodig.

Boekhouden in Excel Supportbeleid

3. Geen administratie in de cloud

Volgens de Belastingdienst valt onder je administratie: ‘alle gegevens over uw onderneming die u op papier of digitaal vastlegt’. Veel boekhoudprogramma’s schermen met de mogelijkheid om je facturen te uploaden en in de cloud te bewaren. Je kunt je gegevens dan overal ter wereld raadplegen.

Handig? Het is maar hoe je het bekijkt. De meeste ondernemers hebben niet meer dan één ordner nodig voor hun gehele papieren boekhouding. In de tijd dat ik een factuur moet scannen of fotograferen heb ik hem al verwerkt in Boekhouden in Excel én in de map gestopt. Een map die je naar alle waarschijnlijkheid nooit meer aanraakt, zodra het jaar voorbij is.

Daarnaast moet je ook al je andere documenten minimaal 7 jaar bewaren. Denk hierbij aan contracten, je agenda, correspondentie, verzekeringen etc. Het lijkt me sterk dat je deze gegevens bij je boekhoudprogramma bewaart in de cloud… Met andere woorden, je hebt nog steeds je eigen papieren of digitale archief nodig (los van het boekhoudpakket).

4. Administratie is minder veilig

Laat je niet misleiden door het argument dat je gegevens veiliger in de cloud staan als je kiest voor een online boekhoudpakket. Ten eerste, je administratie staat niet volledig online (zie de vorige paragraaf). Ten tweede, je boekhoudtemplate sla je natuurlijk gewoon op in je OneDrive-map. Als je Excel gebruikt dan krijg je van Microsoft ook het gratis OneDrive. Al je documenten die je in de OneDrive-map op je computer bewaart, staan dan automatisch ook binnen enkele seconden in de cloud. Net zo veilig als ieder ander boekhoudpakket.

Wil je helemaal zeker zijn van je zaak? Dan kun je ervoor kiezen om ook je facturen in te scannen en deze op te slaan in je OneDrive-map. Net zo veilig als ieder ander boekhoudpakket. In mijn boek ‘Het grote geldboek voor de kleine ondernemer’ leer ik je in hoofdstuk 6 hoe je zowel je papieren als digitale administratie effectief inricht.

5. Je bent enorm veel tijd kwijt

Hier valt veel over te zeggen. Beide systemen hebben hun voordelen. In veel gevallen is het namelijk stukken sneller om een simpele tabel in te vullen, dan het doorlopen van allerlei invoerschermen. In een boekhoudpakket kun je namelijk niet snel gegevens kopiëren en plakken zoals in Excel. Je moet telkens weer door die vermaledijde invoerschermen heen.

Daar staat tegenover dat een factuur als PDF verzenden naar je klant waarschijnlijk iets gemakkelijker gaat in een boekhoudprogramma. Maar ja, voordat die factuur gemaakt is heb je eerst weer te maken gehad met de vele invoerschermen, popups en selectielijsten.

Boekhouden in Excel

6. Je moet handmatig btw-aangifte doen

Ben je klaar met het verwerken van alle transacties? Dan moet je uiteindelijk de btw-aangifte doen. Een boekhoudprogramma zal schermen met het voordeel dat dit allemaal met één druk op de knop vanuit het programma kan. Dat is natuurlijk erg handig. Maar staar je alsjeblieft niet blind op de enorme tijdswinst die ze beloven. De meeste ondernemers hoeven maar 3 getallen in te vullen bij de btw-aangifte. Een klusje van nog geen 2 minuten per kwartaal.

En met Boekhouden in Excel hoef je ook niet te vissen naar de getallen die je moet invullen, want ze worden keurig gepresenteerd in het juiste formaat.

7. Minder inzicht in je cijfers

Nu wordt het echt leuk. Want ik ben van mening dat makers van traditionele boekhoudprogramma’s hier juist een enorme achterstand hebben op de ongekende mogelijkheden van Excel.

Zo brengt Boekhouden in Excel in één oogopslag de belangrijkste gegevens van je onderneming in beeld, dankzij professioneel ontworpen dashboards. Gek genoeg zijn er nog steeds boekhoudpakketten die zich beperken tot de traditionele winst- en verliesrekening, balans of de periode- en kolommenbalans. Grafische ondersteuning is regelmatig ver te zoeken.

Ik daag je uit om eens de volgende eenvoudige rapporten te maken met je boekhoudpakket:

  • de omzet per klant per maand
  • de uitgaven per leverancier per maand
  • een top 10 van je klanten, leveranciers of producten/diensten
  • een inschatting of je gaat voldoen aan het urencriterium
  • de prognose van je winst op basis van realisatie tot nu toe aangevuld met het budget of de prognose voor de rest van het jaar
  • een berekening hoeveel inkomstenbelasting jij moet betalen volgend jaar
  • de beginbalans voor volgend jaar als je nu het jaar zou afsluiten

Grote kans dat je de helft van de opdrachten niet kunt afronden. Hier scoort Excel namelijk 10x beter dan de (online) boekhoudpakketten.

Kies voor Boekhouden in Excel

Moet jij op dit moment een keuze maken? Overweeg dan eens Boekhouden in Excel. Je zult merken dat bovenstaande nadelen niet bestaan of erg meevallen en je zult zelf ervaren hoe snel en makkelijk het allemaal kan in Excel. Helemaal als je alleen facturen maakt of een kleine boekhouding hebt, dan kan het voeren van de administratie in Excel veel voordelen opleveren. Bij Boekhouden in Excel heb je voor factureren en boekhouden genoeg keuze! Probeer daarom ons innovatieve pakket geheel vrijblijvend 30 dagen gratis.

Probeer nu 30 dagen gratis

Tags: ,

Een reactie aan “De 7 grootste fabels over Boekhouden in Excel”

  1. Arco Verolme 2 februari 2018 at 21:52 #

    Punt 7 is het meest van belang voor klassieke boekhouders , moderne controllers en ondernemers. Het zelfde wat BIE betekent voor boekhouden biedt penningmeester5 of Naanab voor het bankboek. De grootbanken schitteren hier door non value Creation.

Geef een reactie

error: Let op: Deze inhoud is beschermd!!

De waardering van www.boekhoudeninexcel.nl bij Webwinkel Keurmerk Klantbeoordelingen is 8.6/10 gebaseerd op 64 reviews.

Login