Hoe kies je een boekhoudpakket?

Het valt niet mee als (startende) ondernemer om een goed boekhoudpakket te kiezen. Helemaal als starter heb je al ontzettend veel aan je hoofd. Hoe kies je dan een boekhoudpakket? Er is immers heel veel keuze: online of offline, zelf doen of uitbesteden, met factureren of zonder factureren….

Laat me een paar criteria aandragen op basis waarvan je een boekhoudpakket kiest:

1. Wat moet het boekhoudpakket kunnen?

Bedenk van tevoren wat je allemaal met het boekhoudpakket wilt doen. Aan welke eisen moet het pakket voldoen? Moet het alleen transacties registreren of wil je dat het ook verkoopfacturen kan maken?

Een goed boekhoudpakket moet minimaal het volgende kunnen:

  1. Verkoopfacturen maken en registreren
  2. Inkoopfacturen verwerken
  3. Klant- en leveranciergegevens bijhouden
  4. Bankafschriften importeren en verwerken
  5. BTW-overzicht opstellen t.b.v. de BTW-aangifte (per maand en/of kwartaal)
  6. Winst- en verliesrekening opstellen
  7. Balans maken (de laatste 2 rapporten heb je nodig voor je aangifte inkomstenbelasting).

Het moge duidelijk zijn dat Boekhouden in Excel aan alle bovenstaande eisen voldoet 😉
Een volledig overzicht van alle functionaliteiten vind je hier.

2. Kies je voor online of offline?

Vervolgens moet je beslissen of je liever online werkt (‘in the cloud’) of offline. Het voordeel van een online boekhoudpakket is dat je altijd beschikt over de laatste versie van de software en je gegevens ‘in the cloud’ worden opgeslagen. De softwareleverancier van het boekhoudpakket draagt zorg voor een betrouwbare backup van je boekhouding. Daar staat tegenover dat je altijd moet beschikken over een internetverbinding om bij je boekhouding te komen, waarvoor je over het algemeen een maandelijkse licentievergoeding betaalt. En dat laatste kan aardig in de papieren lopen. Je bent al gauw enkele tientjes per maand kwijt.

Als je kiest voor een offline boekhoudpakket dan moet je zelf zorgen voor goede backups en de installatie van updates. Uiteraard draait de software op je eigen PC of Mac, zodat je er altijd bij kunt (zonder internetverbinding). Over het algemeen betaal je eenmalig een relatief gering bedrag voor het boekhoudpakket en betaal je een klein bedrag per jaar voor support en updates. En als je je PC een beetje slim gebruikt is de backup van je boekhouding direct automatisch geregeld. Dit doe je bijvoorbeeld met gratis software van Copy, waarbij je 15 GB online opslag krijgt? Alle bestanden in de map ‘Copy’ op je harde schijf worden automatisch online gesychroniseerd bij Copy. Wil je nog 5 GB extra? Klik dan op deze link.

Boekhouden in Excel is een offline boekhoudpakket dat op iedere PC of Mac werkt met Microsoft Excel (2007 of hoger voor PC’s of 2011 voor de Mac). Je administratie stuur je dus eenvoudig door naar je boekhouder of accountant.

3. Kun je het boekhoudpakket eerst uitproberen?

Probeer eerst het boekhoudpakket eens uit. Vraag een demoversie of proefabonnement aan. De meeste leveranciers bieden die gratis aan. Hoe ziet het boekhoudpakket eruit? Vind je de gebruikersinterface prettig werken? Ziet het er verzorgd uit? Kun je er redelijk snel mee werken op je gevoel of moet je voor ieder onderdeel eerste een hele handleiding doorwerken? Hoe sneller je met een boekhoudpakket kunt werken, hoe meer tijd je bespaart.

Als je dan tot aankoop overgaat, biedt de leverancier dan een niet-goed-geld-terug garantie? Realiseer je wel dat je als ondernemer niet dezelfde rechten hebt als consument. Als consument heb je 14 dagen de tijd om je product te retourneren bij online aankopen. Deze rechten heb je niet als ondernemer. Een vergissing die veel ondernemers maken.

Je kunt gratis een demoversie aanvragen van Boekhouden in Excel. Tevens kennen wij een niet-goed-geld-terug garantie van 30 dagen.

4. Wat heb je echt nodig? Welke financiële informatie krijg je?

Het is verleidelijk om te kiezen voor de meest complete versie van een boekhoudpakket. Dat brengt altijd een hoger prijskaartje met zich mee. Denk na wat voor jou de ‘must haves‘ zijn (zoals hierboven beschreven) en welke ‘nice to haves‘ voor jou echt praktisch zijn. Veel toegevoegde waarde vind je in het automatiseren van processen (waarover hieronder meer) en de wijze waarop je financiële informatie over jouw onderneming krijgt gepresenteerd. Tot mijn verbazing beperken leveranciers van boekhoudpakketten zich nog veelal tot de bekende ‘saaie’ rapporten, zoals de Winst- en verliesrekening, Balans, BTW-aangifte en Saldibalans. Jouw administratie bevat een schat aan informatie. Deze informatie kan veel vertellen hoe gezond jouw onderneming is met behulp van dashboards, grafieken en statistieken. Goede informatie is in mijn ogen geen ‘nice to have’ maar een echte ‘must have’!

‘Lees’ je liever een saaie balans of een mooie grafische presentatie? Hieronder een klein voorbeeld van cruciale info uit Boekhouden in Excel.

Infographic

 5. Wat wordt voor je geautomatiseerd?

Hoe meer van je boekhouding geautomatiseerd wordt, hoe makkelijker je werk is. Het geautomatiseerd invoeren van gegevens gaat sneller met een kleinere kans op tikfouten…… Echter, dat komt wel met een prijskaartje. Er is boekhoudsoftware dat in staat is om facturen in te scannen en (min of meer) automatisch te verwerken. Let op! Je moet altijd controleren of dit goed gebeurt! Controleer of de factuur is geregistreerd bij de juiste leverancier, of de bedragen kloppen en of de juiste grootboekrekening is gebruikt. Het boeken op een verkeerde grootboekrekening kan grote financiële gevolgen hebben. Het scannen en boeken van facturen is handig bij grote volumes (en bovendien worden je facturen elektronisch opgeslagen).

Het importeren van je bankafschriften is wel erg makkelijk. Dit vind ik persoonlijk meer een ‘must’ dan een ‘nice to have’. Het scheelt ongelofelijk veel handmatig overtikwerk. Je hoeft alleen nog maar een grootboekrekening te kiezen. (In onze training leer je enkele simpele stappen hoe je dit doet overigens). Boekhouden in Excel beschikt over een importmodule van de meest voorkomende banken. Deze modules zijn gratis te downloaden in het ledengedeelte van de website.

6. Welke ondersteuning krijg je?

Tot slot, onderzoek voordat je tot aanschaf overgaat welke support je van de leverancier van het boekhoudpakket krijgt. Is het snel duidelijk op welke manier je die kan krijgen? Hieronder volgt een lijst met zaken waar je aan kunt denken:

  1. Is er een veelgestelde vragen lijst (FAQ) die ik kan raadplegen?
  2. Hoe neem ik contact op met de helpdesk?
  3. Wat zijn de openingstijden?
  4. Op welke responstijd mag ik rekenen?
  5. Is er een handleiding of quickstart guide aanwezig?

Boekhouden in Excel beschikt over uitgebreide documentatie, een kennisbank met tientallen veelgestelde vragen en zeer ervaren support medewerkers die jou binnen 48 uur antwoord geven op al je vragen. De 48 uur is een garantie, maar niet onze norm 😉

P.S. Schrik niet als je al binnen 5 minuten antwoord krijgt, het record staat op 12 seconden…
P.P.S. De gemiddelde waardering voor onze support medewerkers is 4,3 van de 5 sterren.

Wat zijn jouw ervaringen?

Ik nodig je graag uit om jouw ervaringen hieronder te delen. Wat is ofwas voor jouw doorslaggevend in de keuze voor jouw boekhoudpakket?

 

 

 

Tags: ,

Nog geen reacties.

Geef een reactie

error: Let op: Deze inhoud is beschermd!!

Login