Overlopende activa en passiva beheren in Excel

Overlopende activa en passiva hebben te maken met transacties die over een boekjaar of boekingsperiode heenlopen. Het beheren van deze posten valt niet altijd mee. Sterker nog, ze zijn vaak een bron van ergernis en fouten. Als je deze posten niet goed bewaakt, dan loop je het risico dat je winst lager uitvalt dan gedacht. Met de nieuwe tool Overlopende posten registreer, boek en bewaak je de overlopende posten als een pro!

Bijvoorbeeld: je ontvangt een factuur die (deels) betrekking heeft op volgend jaar. Deze kosten mag je dan niet 100% toerekenen aan het huidige boekjaar. Het deel dat te maken heeft met volgend jaar ‘parkeer’ je dan als ‘vooruitbetaald’ op de balans.

Overlopende activa in Excel beheren

Wat zijn overlopende activa en passiva?

Overlopende posten worden gebruikt voor het verdelen van de kosten of opbrengsten over de periode waarop ze betrekking hebben. Je vindt de overlopende posten op de balans terug onder:

  • overlopende activa:  overige vorderingen, zoals vooruitbetaalde bedragen
  • overlopende passiva: overige schulden, zoals nog te betalen kosten

Wat zijn overlopende activa?

Op de linkerkant van de balans staan alle bezittingen van je bedrijf (de activa). Eén van de (niet-tastbare) ‘bezittingen’ van een onderneming zijn de overlopende activa. Dit zijn hoofdzakelijk kosten die zijn vooruitbetaald, maar betrekking hebben op een andere periode (bijvoorbeeld volgend jaar). Onder deze transitorische activa vallen ook opbrengsten uit leveringen die (deels) hebben plaatsgevonden, maar waarvan de factuur nog verstuurd moet worden.

Voorbeelden van overlopende activa

  • Verzekeringspremies: premies die je een jaar vooruitbetaalt. Via overlopende activa boek je ieder maand een deel in de kosten.
  • Huur: huur die je bijvoorbeeld per kwartaal betaalt. Ook de huurkosten wel je per maand terug zien en niet per kwartaal.
  • Abonnementen: een lidmaatschap die je voor het hele jaar in een keer betaalt.
  • Rente opbrengsten: als je geld uitleent, dan boek je bijvoorbeeld maandelijks de rente-ontvangsten die verschuldigd zijn. Echter, als je rente maar 1 keer per jaar in rekening brengt, dan boek je de rente-betalingen die je nog moet ontvangen op de post “Nog te ontvangen rente” in de transitorische activa.

Door gebruik te maken van overlopende activa (zoals ‘Vooruitbetaalde kosten’) verdeel je de kosten netjes over de maanden, zodat je een normaal kostenpatroon krijgt. En kosten die betrekking hebben op het volgende boekjaar drukken zo niet op het resultaat van dit jaar.

Wat zijn overlopende passiva?

Aan de rechterzijde van de balans vind je het vermogen en alle schulden terug van je onderneming. De overlopende passiva bestaan voornamelijk uit kosten waarvan je nog geen factuur hebt ontvangen. Je hebt dus als het ware nog een schuld. Maar onder transitorische passiva vind je ook opbrengsten terug waarvan je het product of de dienst nog moet leveren. In het laatste geval heb je dus nog een ‘schuld’ aan de klant.

Voorbeelden van overlopende passiva

  • Leasetermijnen: leasetermijnen die je achteraf per kwartaal/jaar betaalt. Via overlopende passiva boek je ieder maand een deel in de kosten.
  • Accountantskosten: de te verwachten nota van de boekhouder voor het opstellen van de jaarrekening. Deze kosten hebben nog betrekking op het oude jaar.
  • Contributies: dure lidmaatschappen en contributies die pas in de loop van het jaar in één keer in rekening worden gebracht.
  • Rente kosten: als je geld leent, dan boek je bijvoorbeeld maandelijks de rente-kosten die verschuldigd zijn. Echter, als je de rentenota aan het einde van het jaar ontvangt, dan boek je de rente maandelijks op de post “Nog te betalen rente” in de transitorische passiva.

Overlopende posten beheren in Excel

Hoe verwerk je overlopende activa en passiva?

Met de tool Overlopende posten verdeel je dus de kosten of opbrengsten over de periode waarop ze betrekking hebben. Als je factuur ontvangt, dan ‘parkeer’ je het bedrag eerst op zo’n ‘tussenrekening’, bijvoorbeeld: 1420 Vooruitbetaalde verzekering.

Daarna boek je via het memoriaalboek iedere periode een stukje in de kosten, zodat de kosten gelijkmatig verdeeld worden over het jaar.

Hoe bewaak je overlopende activa en passiva in Excel?

Als je veel facturen ontvangt die betrekking hebben over meerdere perioden, dan is het bijhouden van al deze bedragen en het netjes verdelen ervan soms een enorme opgave. Daarom maakten wij de tool ‘Overlopende posten‘. Met dit Excel-sjabloon beheer je alle overlopende posten in een handomdraai. De tool is zowel geschikt voor overlopende activa als overlopende passiva. Je kunt het door elkaar heen gebruiken. Hoe werkt het?

Stap 1. Openstaande posten invullen

Vul allereerst de openstaande posten van vorig jaar in (boekdatum en saldo van vorig jaar) voor alle betreffende tussenrekeningen. Loop rustig door je balans en specificeer alle overlopende posten. Draai indien nodig een grootboekmutatiekaart uit van de tussenrekening, zodat je ziet waar het saldo betrekking op heeft. De tussenrekeningen voor overlopende posten vind je bijna altijd onder de kopjes: overige vlottende activa en overige (kortlopende) schulden.

Stap 2. Nieuwe posten opvoeren

Vul nieuwe posten van het huidige boekjaar in (boekdatum van dit jaar en het bedrag). Nu voeg je dus alle nieuwe vooruitbetalingen e.d. toe aan deze lijst. Kies voor de openstaande en nieuwe posten op welke tussenrekening (overlopende activa/passiva) ze zijn geboekt. Geef ook aan op welke rekening de bedragen uiteindelijk terecht moet komen (de tegenrekening). Bij overlopende activa is dat meestal een kostenrekening (4…) en bij overlopende activa een opbrengstrekening (8…).

Overlopende posten boeken

Stap 3. Verdeling instellen

Bepaal vervolgens hoe de posten verdeeld moeten worden over de perroden. Vul de kolommen Van – Tot in.

  • 1 – 3: Gelijkmatig verdeeld over drie perioden tussen januari en maart (1/3e per maand dus)
  • 4 –   : Vanaf april iedere maand 1/12e van het bedag. Er blijft in dit geval dus 3/12e open staan aan het eind van het jaar.
  • 0 – 0: Geen verdeling, het saldo blijft in zijn geheel op de balans staan.
  • Leeg: Vul je niks in? Dan wordt 1/12e aan iedere maand toegekend vanaf januari (periode 1).

Overlopende activa en overlopende passiva verdelen

Stap 4. Journaalpost maken

Deze stap is vaak het lastigste. Zelfs ervaren boekhouders gaan hier regelmatig in de fout (myself included). Een fout is snel gemaakt, waardoor je allerlei verschillen krijgt als je het saldo op de tussenrekening moet verklaren. Met deze tool wordt de journaalpost geheel automatisch voor je gemaakt!

Vul alle grootboekrekeningen in die voorkomen in de tabel (de tussenrekeningen en tegenrekeningen). De journaalposten per maand worden automatisch uitgerekend. Heb je een rekening vergeten? Dan word je vanzelf gewaarschuwd. In de kolom JP Check verschijnt dan een kruis (X).

Journaalpost overlopende posten maken

Stap 5. Saldo tussenrekeningen controleren

Nadat je de journaalpost hebt verwerkt in het memoriaalboek van je boekhouding vergelijk je het saldo van de tussenrekeningen (uit je boekhouding) aan de hand van de laatste tabel. Per periode zie je voor iedere tussenrekening wat het saldo moet zijn.

Saldo tussenrekeningen controleren

Kies een tussenrekening en het saldoverloop wordt automatisch in de grafiek getoond.

Saldoverloop overlopende posten in dynamische grafiek

Overlopende posten

Geplaatst op Geef een reactie
Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *