Aandeelhoudersregister in Excel

Beschrijving

Het aandeelhoudersregister in Excel biedt een gestructureerde en efficiënte manier om de aandeelhouders van een bedrijf te beheren en te documenteren. Met deze tool kun je gebruiken om eenvoudig alle benodigde informatie over je aandeelhouders bij te houden. Dit is essentieel is voor compliance en overzichtelijkheid.

Voor wie is het Aandeelhoudersregister in Excel geschikt?

Het aandeelhoudersregister is perfect voor bedrijven van elke grootte die hun aandeelhoudersadministratie willen vereenvoudigen en verbeteren. Het is een gebruiksvriendelijke oplossing die zowel financiële professionals als bedrijfseigenaren helpt om aan de wet te voldoen en hun aandelen makkelijk te beheren.

Waarom een aandeelhoudersregister?

Het aandeelhoudersregister is een essentieel document voor bedrijven die aandelen uitgeven, vooral voor besloten vennootschappen (bv’s). Het bijhouden van een aandeelhoudersregister is vaak wettelijk verplicht. Het voldoet aan specifieke eisen om juridische en administratieve duidelijkheid te waarborgen. Dit zijn de belangrijkste punten die je moet opnemen over het aandeelhoudersregister zelf, inclusief wettelijke verplichtingen.

Wat zijn de wettelijke verplichtingen?

1. Wettelijke Basis

Burgerlijk Wetboek (BW), Boek 2: Het aandeelhoudersregister is wettelijk verplicht voor besloten vennootschappen (bv’s) volgens de Nederlandse wetgeving, specifiek in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Artikel 2:85 BW: Dit artikel schrijft voor dat een bv een register moet bijhouden van haar aandeelhouders, inclusief de naam, adres en het aantal aandelen per aandeelhouder.

2. Inschrijving in het aandeelhoudersregister

• De namen en adressen van de aandeelhouders staan in het aandeelhoudersregister.
• Ook de aandelenstructuur (welke aandeelhouder hoeveel aandelen bezit) moet nauwkeurig worden bijgehouden.
• Het register toont ook wanneer aandelen worden overgedragen.

3. Bijhouden van aandelenoverdrachten

• Wanneer je aandelen overdraagt (verkoopt, schenkt, etc.), dan bevat het aandeelhoudersregister de nieuwe eigenaar en de datum van de overdracht.
• Soms moet de vennootschap toestemming geven bij de overdracht van aandelen (bijvoorbeeld als de goedkeuringsplicht in de statuten van de bv staat).

4. Beschikbaarheid van het register

• Het aandeelhoudersregister moet ter inzage liggen voor de aandeelhouders en kan op verzoek door de Kamer van Koophandel (KvK) worden geraadpleegd. Dit is belangrijk voor de transparantie van de bedrijfsvoering.
• De gegevens uit het aandeelhoudersregister kunnen ook relevant zijn voor belasting- en juridische procedures.

5. Elektronisch register

Het is toegestaan om het register elektronisch bij te houden, zolang de gegevens op een veilige en betrouwbare manier worden opgeslagen. In de praktijk wordt dit vaak in Excel of andere database-applicaties gedaan, zolang het voldoet aan de eisen van nauwkeurigheid en beschikbaarheid.

Specifieke eisen waaraan het aandeelhoudersregister moet voldoen

1. Inhoud van het register

• Naam en adres van elke aandeelhouder.
• Aantal aandelen dat elke aandeelhouder bezit.
• Datum van verwerving van de aandelen (tenzij dit niet relevant is voor het register).
• Aard van de aandelen (indien van toepassing, zoals gewone aandelen of preferente aandelen).

2. Up-to-date gegevens

• Het register moet te allen tijde up-to-date zijn. Als er wijzigingen zijn in het aantal aandelen of de aandeelhouders, dan moeten deze veranderingen onmiddellijk worden doorgevoerd.
• Bij elke aandelenoverdracht moet de nieuwe aandeelhouder en het aantal overgedragen aandelen worden genoteerd, evenals de datum van de overdracht.

3. Toegankelijkheid

• Het register moet toegankelijk zijn voor de aandeelhouders van het bedrijf, zodat zij kunnen inzien wie de andere aandeelhouders zijn en welke aandelenstructuur het bedrijf heeft.
• De vennootschap moet ervoor zorgen dat het aandeelhoudersregister altijd beschikbaar is voor controle door de Kamer van Koophandel of andere bevoegde instanties.

Waarom een aandeelhoudersregister in Excel?

Hoe werkt het Aandeelhoudersregister in Excel?

De Excel-template is eenvoudig opgezet. Je navigeert snel door het Excel-bestand met het menu. Door op het huisje te klikken linksboven kom je vanuit ieder werkblad weer terug bij dit menu.

1. Bedrijfs- en notarisgegevens invullen

Uiteraard begin je eerst met het invullen van de bedrijfsgegevens. Deze gegevens komen terug op diverse pagina’s van het aandeelhoudersregister. Vergeet niet de gegevens van de notaris en eventuele statutenwijzigingen in te vullen.

2. Aandeelhouders en vruchtgebruikers invoeren

Je vult de namen van alle aandeelhouders in het register in. Je vermeldt daarbij ook hun BSN-nummer, geboortedatum, adresgegevens. Het belangrijkste is natuurlijk het aantal en soort aandelen.

Dit register gebruik je ook voor certificaathouders.

Hetzelfde doe je voor vruchtgebruikers en pandrechthouders van aandelen, maar dan in een aparte tabel.

3. Overige gegevens invullen en bijhouden

Vul nu op de andere pagina’s de ontbrekende gegevens in, zoals het geplaatst en gestort kapitaal. Selecteer de aandeelhouder in het tabblad Aandeelhouder en alle gegevens worden automatisch uit het register overgenomen. En ook de eventuele mutaties. Er zijn 4 werkbladen. Een per aandeelhouder. Zijn er meer aandeelhouders? Kopieer dan een van de werkbladen. Hieronder zie je een deel van de gegevens van een aandeelhouder.

Ook voor vruchtgebruikers vind je zo’n werkblad. Ook hier selecteer je de vruchtgebruiker uit de dropdownlijst en alle gegevens worden direct ingevuld op basis van het register.

4. Aandeelhoudersregister in Excel bijwerken en afdrukken

Je kunt nu zelf de werkbladen selecteren die je wilt afdrukken.

Download verderop een voorbeeld van het complete register.

5. Uittreksel uit het register van aandeelhouders maken

Wil je een uittreksel verstrekken uit het aandeelhoudersregister? Kies dan een van de formulieren, vul de gegevens in en onderteken het document.

6. Samenvatting maken

Je vindt ook een aparte module voor het maken van een samenvatting van het aandeelhoudersregister.

Voorbeeld Aandeelhoudersregister in Excel downloaden

• Download hier een voorbeeld van het complete register.
• Download hier een voorbeeld van de samenvatting.