Handleiding - Boekhouden in Excel 5.0

[UPDATE] Boekhouden in Excel 5.0

In Boekhouden in Excel 5.0 hebben we tientallen grote en kleine verbeteringen doorgevoerd op basis van de feedback die we kregen op onze klantenenquete. Dankzij jullie zijn we er wederom in geslaagd zijn om Boekhouden in Excel nog beter te maken. In dit blogartikel lees je wat er is veranderd.

boekhouden in excel 5.0

45 VERBETERINGEN IN VERSIE 5.0

Hieronder volgt een korte toelichting op de belangrijkste veranderingen en/of bekijk de demonstratievideo van Boekhouden in Excel 5.0 hieronder.

1. Look & Feel

Allereerst hebben we Boekhouden in Excel 5.0 in een nieuw en moderner jasje gestoken. Het gebruikte lettertype is Segoe UI wat duidelijker leesbaar is. Daarnaast is gekozen voor een andere steunkleur.

Bankboek - Boekhouden in Excel 5.0

2. Ondersteuning voor de ExcelWorkx Update Tool

Met de gratis ExcelWorkx Update Tool is een van de nadelen van Boekhouden in Excel ook voorbij. Vanaf nu kopieer je jouw gegevens razendsnel in de nieuwste versie van Boekhouden in Excel. Selecteer simpelweg je oude bestand met data en een nieuwe lege template en met één druk op de knop worden al je gegevens overgezet. Je kunt kiezen om alle gegevens over te zetten (bij een tussentijdse update van BIE) of alleen de vaste gegevens (klanten, leveranciers, artikelen en projecten als je een nieuw jaar begint). Dankzij deze tool is het voor ons ook veel makkelijker om tussentijds een update uit brengen van Boekhouden in Excel.

Martijn Koopman van iMKapps, een enthousiaste gebruiker van Boekhouden in Excel, heeft deze tool voor ons gebouwd. De tool kun je geheel gratis downloaden in het ledengedeelte van de website.

ExcelWorkx Update Tool

3. Voorstel beginbalans nieuwe boekjaar

Veel klanten hebben jaarlijks moeite met het opstellen van de beginbalans voor het nieuwe boekjaar. Boekhouden in Excel 5.0 maakt nu een voorstel voor de beginbalans van het nieuwe jaar. Dit scheelt veel puzzelwerk.

Beginbalans voorstel nieuwe boekjaar

4. Drie nieuwe factuursjablonen

Op veler verzoek hebben we drie nieuwe factuursjablonen toegevoegd: Lotus, Rosa en Tulipa. In totaal kun je nu kiezen uit zes factuursjablonen. Iedere factuur kun je ook in 5 verschillende talen opstellen. Bij Instellingen kies je simpelweg de taal die je wenst.

factuursjabloon Boekhouden in Excel 5.0Factuur Rosa Boekhouden in Excel 5.0

5. Invulschema aangifte inkomstenbelasting

De Belastingdienst gebruikt een andere indeling van de balans en winst- en verliesrekening, waardoor je soms lang aan het puzzelen was. Boekhouden in Excel 5.0 beschikt nu ook over een invulschema die je kunt gebruiken bij je aangifte inkomsten- of vennootschapsbelasting. Dit invulschema bevat ook een aansluiting tussen het saldo fiscale winstberekening met de vermogensmutatie.

Invulschema aangifte inkomstenbelasting - Boekhouden in Excel 5.0

6. Prognose van de winst

Met Boekhouden in Excel kon je al je actuele cijfers vergelijken met je budget of cijfers van het vorige jaar. Vanaf Boekhouden in Excel 5.0 kun je ook een prognose van je winst bekijken. Deze template vult de gerealiseerde cijfers aan met het budget voor de rest van het jaar en/of de prognosecijfers die je hebt ingevuld.

Prognose - Boekhouden in Excel 5.0

7. Klantkaart en leverancierskaart

Boekhouden in Excel 5.0 is uitgebreid met een klantenkaart en een leverancierskaart. Je ziet hiermee in één oogopslag de contactgegevens, het bedrag aan verkopen/inkopen per maand (plus grafiek) en een ouderdomsanalyse van de openstaande facturen.

Klantenkaart en leverancierskaart - Boekhouden in Excel 5.0

8. Omzetrapport en kostenrapport

Gebruik deze twee rapporten als je wilt weten wat de verkopen/inkopen per maand per klant/leverancier zijn geweest.

Omzetrapport - Boekhouden in Excel 5.0

Kostenrapport - Boekhouden in Excel 5.0

9. Uitbreiding integriteitschecks

Om ervoor te zorgen dat je zo min mogelijk fouten maakt is het aantal integriteitschecks uitgebreid. Zo wordt het aantal fouten per werkblad getoond en zie je direct of je ergens een filter hebt aanstaan. Boekhouden in Excel 5.0 controleert nu ook of de (wettelijk verplichte) doorlopende nummering van je documenten in orde is. Tevens is het Check-rapport overzichtelijker gemaakt.

Checks - Boekhouden in Excel 5.0

10. Ouderdomsanalyse van facturen

We hebben de ouderdomsanalyse van verkoop- en inkoopfacturen toegevoegd aan het dashboard. Zo zie je direct hoeveel facturen er openstaan en voor welk bedrag per tijdvak: 0 dagen, 1-30 dagen, 31-60 dagen en 60+ dagen. Deze categorisering vind je ook terug bij factuurbewaking.

Ouderdomsanalyse - Boekhouden in Excel 5.0

11. Automatische incasso van facturen

Nee, we kunnen nog geen facturen incasseren vanuit Boekhouden in Excel 5.0. Maar je kunt wel aangeven of een factuur automatisch geïncasseerd wordt bij Klanten. Onderaan de factuur verschijnt dan een andere tekst dan normaal.

Automatische incasso op facturen - Boekhouden in Excel 5.0

12 en 13. Openstaand factuurbedrag & relatie toegevoegd aan het kasboek

Als je een factuur per kas betaalt of betaald krijgt dan laat het kasboek nu ook het openstaand factuurbedrag (na betaling) en de naam van de relatie zien, zodat je direct ziet of er nog een restbedrag blijft openstaan. Daarnaast is de factuurzoeker in een cel met dropdownlijst geplaatst en niet meer in een ‘besturingselement’.

Openstaand factuurbedrag - Boekhouden in Excel 5.0

14. Kolommenstructuur kasboek gewijzigd om sorteren mogelijk te maken

In het kasboek is de kolommenstructuur gewijzigd, zodat je nu jouw gegevens kunt sorteren indien nodig. Alle kolommen met witte cellen staan nu netjes naast elkaar. Hiervoor selecteer je alleen de witte cellen en rechtsklik je vervolgens.

Kasboek - Boekhouden in Excel 5.0

15 Afwijkende betaaltermijn crediteuren

Ook bij leveranciers kun je nu een afwijkende betaaltermijn opgeven. Hiermee wordt dan rekening gehouden bij de factuurbewaking.

16 Verkoopfactuurnummers overschrijfbaar

Boekhouden in Excel nummert automatisch je verkoopfacturen. Omdat het regelmatig voorkomt dat iemand op dezelfde dag meerdere facturen stuurt aan dezelfde klant is in versie 5.0 het verkoopfactuurnummer overschrijfbaar gemaakt. Let op! Je overschrijft hiermee een formule. Als je dezelfde template in een volgend jaar gebruikt staat deze formule er niet meer. Dit is over het algemeen geen probleem, omdat je waarschijnlijk een nieuwe versie download. De ExcelWorkx Update Tool houdt hier geen rekening mee.

17 Rekeningnummer 505 Oudedagsreserve toegevoegd aan rekeningschema

Het rekeningschema is uitgebreid met 505 Oudedagsreserve. Op je aangifte inkomstenbelasting moet je deze rubriek afzonderlijk rapporteren.

18 en 19 IB-berekening uitgebreid

In Boekhouden in Excel kun je een vrij accurate inschatting maken van de inkomstenbelasting die je naar verwachting moet gaan betalen. De IB-berekening is nu uitgebreid met de post ‘Overige inkomsten uit werk en woning’ voor berekening Inkomen box 1. Hier vul je eventuele inkomsten uit salarissen in en kun je ook rekening houden met de hypotheekrenteaftrek. In Boekhouden in Excel 5.0 kun je nu ook kiezen om een IB-berekening te maken op basis van de geprognotiseerde winst.

20 Grote factuur met meer dan 20 regels

Als uitsmijter hebben we de meeste gebruikte factuur zo gemaakt dat je die met één druk op de knop kunt uitbreiden naar maximaal 60 factuurregels. Klik hiervoor op het plusje aan de linkerkant van de factuur of linksboven op de 1|2.

Alle andere wijzigingen lees je bij Versiebeheer.

VEEL GESTELDE VRAGEN

Moet ik opnieuw betalen voor deze update?

Nee, alle updates van Boekhouden in Excel zijn gratis zolang je een geldige licentie hebt.

Hoe moet ik de nieuwe versie downloaden?

Vanaf nu kun je versie 5.0 downloaden via het ledengedeelte van de website of bij jouw downloads in je account. Straks is een extra grote versie te downloaden met meer regels per dagboek, meer klanten en leveranciers, meer artikelen en meer regels voor de uren- en kilometerregistratie. Als je meer dan het standaard aantal regels denkt nodig te hebben, begin dan direct in de extra grote variant.

En mijn maatwerk dan?

Maatwerk wat je in het verleden hebt laten doen, wordt niet automatisch overgenomen. Dit moet je wederom aanvragen en afrekenen of je kunt jouw oude versie blijven gebruiken.

Hoe neem ik versie 5.0 in gebruik?

De meeste mensen stappen per 1/1 over op een nieuwe versie, omdat je dan alleen de vaste gegevens hoeft te kopiëren: klanten, leveranciers, producten & diensten, projecten, instellingen en eventueel jouw aangepaste rekeningschema. Maar dankzij de gratis ExcelWorkx Update Tool kun je nu altijd tussendoor overstappen.

Hoe zet ik mijn gegevens over?

Heel makkelijk. Gebruik de nieuwe gratis ExcelWorkx Update Tool. Selecteer je oude bestand met gegevens, selecteer je nieuwe lege template en druk op de kopieerknop. Ben je eigenwijs en wil je desondanks toch handmatig je gegevens overzetten? Selecteer de gegevens van de witte cellen in een tabblad, bijvoorbeeld de cellen D10 t/m W23 van het tabblad Klanten, rechtermuisklik, kies Kopiëren (of ctrl-C), ga naar cel D10 van het tabblad Klanten in versie 4.0, rechtsklik en HEEL BELANGRIJK! Kies Plakken speciaal, Waarden. Doe dit voor alle groepen van witte cellen per tabblad.

Kunnen jullie dit voor me doen?

Voor een kleine vergoeding van € 50 zetten wij jouw administratie over in de nieuwste versie. We zetten dan ook de door jou aangepaste factuursjabloon over. Bestel dan dit maatwerk.

VERZOEK/IDEEËN?

Kun je deze update waarderen of heb je nog ideeën? Laat s.v.p. hieronder weten wat je ervan vindt. Dat vinden we erg leuk om te lezen en zullen er ook op antwoorden.

Tags: ,

17 Reacties aan “[UPDATE] Boekhouden in Excel 5.0”

  1. rv-ds@xmsnet.nl 25 december 2017 at 13:15 #

    Al snel even een blik geworpen op de nieuwe versie. Ziet er nog beter uit en juist een paar dingen waar ik tegenaan liep, zijn nu aangepast. Inmiddels al 4 jaar een zeer tevreden gebruiker. En meteen ook een hoop geleerd over financiën en boekhouden. Hartelijk dank voor deze versie!

  2. info@xinglin.nl 30 december 2017 at 00:16 #

    Al 5 jaar een actieve gebruiker van BIE – prettig programma waarbij men alert blijft om toch te blijven verbeteren ondanks dat de basis al heel goed werkt. Als er iets is ook altijd snel reactie waarmee ‘problemen’ snel opgelost zijn. Aanrader !!

  3. Ramon Resida 1 januari 2018 at 09:06 #

    Probeerde net vanuit het Ledengedeelte de update tool te installeren. Blijkt dat het voor het Windows besturingssysteem is gemaakt. Zelf heb ik een Macbook. Komt er in de toekomst ook een tool de Mac gebruikers onder ons?
    Bvd.

    • Stephan Zwanikken 1 januari 2018 at 17:52 #

      De Update Tool is een Windows-applicatie. Mac-gebruikers adviseer ik een laptop of pc te zoeken met Windows geïnstalleerd, zodat ze eenmalig de tool kunnen gebruiken.

  4. Jos 3 januari 2018 at 22:35 #

    Volgens mij klopt de oude instructievideo Jaarafsluiting en beginbalans boor versie 5.0 niet meer. Vroeger zette ik conform deze video de gegevens voor mijn beginbalans in Memo maar in versie 5.0 is er een apart tabblad Beginbalans gekomen. Het lijkt me logisch daarin de gegevens te zetten die ik voorheen in Memo zette, alleen dan kloppen de checks voor de Debiteuren oude jaren en Crediteuren oude jaren niet meer. Wat doe ik verkeerd? Moet er ook niet een nieuwe instructievideo komen gebaseerd op de Update tool?

    • Stephan Zwanikken 4 januari 2018 at 10:07 #

      Jos, de instructievideo’s zijn inderdaad hoognodig aan een update toe. Zodra ik tijd heb ga ik ze opnieuw opnemen.

  5. Jos 8 januari 2018 at 17:28 #

    Goed om te horen dat er nieuwe instructievideo’s komen Stephan, alleen zeg je niet wanneer. Is dat een kwestie van dagen, weken of maanden? Misschien kun je in de tussentijd alvast zeggen hoe ik dat probleem met die foute checks met de Debiteuren en Crediteuren oude jaren kan oplossen? Of moet ik me er niet druk om maken en kan ik gewoon beginnen met boeken?

    • Stephan Zwanikken 8 januari 2018 at 19:24 #

      Dat begrijp ik. Ik weet het nog niet, maar het staat hoog op de agenda. Ondertussen vraag ik je om jouw hulpvragen in het vervolg in te dienen via de helpdesk. http://support.boekhoudeninexcel.nl
      Zo te zien moet je bij factuurbewaking je oude facturen nog even invullen (die kun je zo overnemen uit je de boekhouding van vorig jaar, als je daar even een filter zet op het openstaande bedrag).

  6. Bas 11 januari 2018 at 12:30 #

    Prima update.

    Klein puntje. In de hoofdnavigatie (bovenaan) heb je de keuze naar facturen.
    Deze gaat altijd naar Factuur 1, niet echt handig als je zoals ik Factuur 3 hebt. Misschien dit bij instellingen als keuze maken.

    • Stephan Zwanikken 11 januari 2018 at 14:00 #

      Dank voor de terugkoppeling. En ik snap het. Ik weet niet of dat technisch mogelijk is binnen Excel. Gaan we uitzoeken.

    • René Amiabel 26 januari 2018 at 18:23 #

      Hallo BAS,

      De oplossing is een EXCEL oplossing. Klik met je rechter muisknop onderaan het sheet op de tab [factuur] en er verschijnt een menu in beeld. De derde optie is . Noem deze TAB even tijdelijk [factuur9] in plaats van [factuur].

      Hierna klik je met de rechter muis knop op door jou gewenste factuur tab en verander dan de naam in [factuur] Whala opgelost.

      Je kan daarna [faktuur6] her- benoemen naar het nummer wat voor jou de eerste keuze was.

  7. René Amiabel 26 januari 2018 at 17:31 #

    Reactie @ Bas 11 januari 2018 at 12:30 #
    Prima update.
    Klein puntje. In de hoofdnavigatie (bovenaan) heb je de keuze naar facturen.
    Deze gaat altijd naar Factuur 1, niet echt handig als je zoals ik Factuur 3 hebt. Misschien dit bij instellingen als keuze maken.
    ——————————————————————————————————
    Bas het is makkelijk op te lossen: Sleep onderaan in Excel met de muis de tab van je gewenste factuur-layout naar links voor de eerste factuur tab. Dan komt deze als eerste te staan en gaat het zoals jij dat wenst.

  8. René Amiabel 26 januari 2018 at 17:49 #

    Gebruik nu al een aantal jaren Boekhouden in EXCEL en was vanaf het begin al een fan.
    Wat een heerlijke vooruitgang. Veel opgelost. Mooie update. Boekhouden wordt steeds leuker.

    Heb door het gebruik van de software veel meer geleerd van boekhouden en geniet nu van alle inzicht die het bied.

    René Amiabel – http://www.frameweb.nl

  9. HeikoStehr 3 maart 2018 at 23:10 #

    Dit is een mooie update.
    Wat ik echter mis is de mogelijkheid om een G-rekening op te geven en een spreiding van het factuurbedrag de kunnen doen naar 1.) de betaalrekening en 2.) naar de G-rekening. het beste zou zijn in percentages.
    De G-rekening is vooral belangrijk voor bedrijven die personeel uitlenen/zenden en b.v.b. nog geen SNA-keurmerk hebben. verder zou natuurlijk dan ook de boekingen in een bankboek voon de g-rekening moeten kunnen worden gemaakt.

    Verder zou ik graag op de factuur met verlegde BTW een aanpassing zien. Het BTWbedrag welk de hoofdaannemer zou moeten afdragen, dit om dat niet alleen 21% op de factuur staan maar eventueel ook 6% bij goeden die binnen deze groep vallen, zoals blikjes cola of een broodje kaas.
    Als dit bedrag dan onder aan de factuur kan worden gezet kom je je klant ook tegemoet dat hij/zij dat niet zelf hoef te berekenen. men kan het zien als service 🙂

  10. HeikoStehr 4 maart 2018 at 15:57 #

    Verder heb ik nog ontdekt dat de vertaling in het duits niet goed is en herinneringen en sommatie hebben geheel geen vertaling… maar dat zijn in mijn ogen kleine dingen die op dit moment geen prioriteit hebben

Geef een reactie

error: Let op: Deze inhoud is beschermd!!

Login