Als je projectmatig werkt dan heb je al gauw de behoefte aan een goede tool waarin je de gewerkte uren kunt bijhouden. Er zijn veel online oplossingen te vinden, maar dan zit je vast aan een (duur) abonnement. Of ze werken niet zoals je wilt, omdat ze minder flexibel zijn. Daarom ligt een urenregistratie in Excel voor projecten voor de hand. We hebben goed geluisterd naar onze klanten en hebben de slimste tool in Excel voor urenregistratie van projecten eens goed aangepakt. Maak kennis met urenregistratie projecten 2.0!

Eenmalige aanschaf. Geen duur abonnement.

Urenregistratie projecten 2.0 – snel en gemakkelijk

Met dit slimme sjabloon registreer je snel en gemakkelijk al jouw belangrijke projectgegevens. Denk hierbij aan de gewerkte, declarabele en gefactureerde uren, kilometers én kosten per project en medewerker. Dit sjabloon werkt zo eenvoudig als het invullen van een simpele tabel. Alle projectrapportages zijn direct klaar. Bestel nu dit prachtige sjabloon.

[button link=”https://www.boekhoudeninexcel.nl/product/losse-excel-modellen/urenregistratie-excel-projecten/” size=”large” style=”download” color=”orange”]Bestel nu Urenregistratie in Excel voor Projecten met 45% korting![/button]

Urenregistratie projecten in 3 stappen

Urenregistratie in Excel voor projecten werkt erg simpel. In 3 stappen zie je resultaat.

Vaste gegevens invullen: leg in een simpele tabel je projecten, medewerkers en klanten vast.
Uren, kilometers en kosten registreren: in 2 platte tabellen registreer je gewerkte uren, gereden kilometers en gemaakte kosten.
Rapportages analyseren: bestudeer de rapportages en krijg snel inzicht in de uren, kilometers, omzet, marges, kosten en resultaten per project of medewerker

1. Vaste gegevens invullen

Nadat je jouw bedrijfsgegevens hebt ingevoerd bij Instellingen, vul je de tabellen met projectgegevens, medewerkers en klanten. Dit is een simpel proces dat zelfs een tienjarige begrijpt. Er zijn 2 dingen waar je op moet letten:

Je hebt de mogelijkheid om te kiezen voor een uurtarief per project of een uurtarief per medewerker. Zodra je een uurtarief bij een project invult dan geldt dat uurtarief voor alle medewerkers die aan dat project werken.
De kostprijs van een medewerker is gelijk aan het inkooptarief (bij inleenkrachten) of baseer op je het uurloon (bruto maandloon/aantal uren per maand. Stel het brutomaandsalaris van een medewerker is €6.000. Dan reken je de kostprijs als volgt uit: €6.000 x 12 maanden / 52 weken / 40 uur = €34,62 per uur.

Hieronder zie je voorbeelden van de invulbladen voor projecten, medewerkers en klanten:

2. Uren, kilometers en kosten registreren

In de volgende stap registreer je de uren, kilometers en kosten in 2 platte tabellen. Urenregistratie projecten werkt simpel:

Kies een project
Selecteer de medewerker
Vul (eventueel) een projectstap en omschrijving van de werkzaamheden in
Bepaal de datum
Stel het aantal gewerkte uren vast en of ze declarabel (facturabel) zijn
Registreer gereden kilometers (indien van toepassing)
Accordeer de uren
Vul het factuurnummer in waarmee de uren en kilometers zijn gefactureerd

Hieronder staat een voorbeeld van het urenregister in Excel (klik op de afbeelding voor een grotere weergave):

En de kosten registreer je onderstaande tabel. En zoals je ziet is er voldoende ruimte voor een toelichting op de kosten.

3. Rapportages analyseren

Nu begint het leukste deel… rapportages maken en analyseren. Eén van de sterkste punten van Excel is flexibiliteit. En dat hebben we gebruikt om de mooiste projectrapportages voor je te maken.

We hebben 3 rapportages gemaakt voor zowel projecten als medewerkers:

Urenkaart
Maandrapport
Perioderapport

Het vierde rapport is het zogenaamde projectenrapport en is misschien wel de belangrijkste.

Urenkaart

De urenkaart toont alle gegevens in een helder overzicht. Je ziet in één oogopslag per project of medewerker de gewerkte uren, de facturabele uren en de gefactureerde uren. De omzet, kosten en resultaat worden ook direct uitgerekend. De kaart houdt automatisch rekening met schrikkeljaren. De sjabloon Urenregistratie Projecten maakt dit duidelijk zichtbaar voor je.

Urenkaart per project

Urenkaart per medewerker

Maandrapport

Als je de gewerkte uren van je medewerkers hebt ingevoerd, dan is ook het maandrapport direct en automatisch klaar voor al je projecten en medewerkers. Je ziet in één oogopslag de gewerkte uren van de geselecteerde medewerker of gekozen project voor de betreffende maand. En je ziet tevens hoeveel hij of zij bijdraagt aan het resultaat van het project/jouw onderneming.

Maandrapport per project

Maandrapport per medewerker

Perioderapport

Om je nog meer inzicht te geven krijg je ook een maandoverzicht van al je projecten of medewerkers. In dit rapport staan gewerkte uren, declarabele uren en gefactureerde uren, omzet, kostprijs en marge, kosten en kilometers.

Perioderapport projecten

Perioderapport medewerkers

Projectenrapport

Het projectenrapport is wellicht het belangrijkste rapport, omdat je dit rapport gebruikt voor de projectverantwoording. Je selecteert het project (linksboven in het blauw) en vervolgens zie je per maand de gewerkte uren, facturabele uren, gefactureerde uren, de omzet, kosten en het resultaat.

Urenregistratie projecten – een slimme tool