VvE in Excel

Beschrijving

VvE in Excel is een alles-in-een oplossing voor relatiebeheer, administratief en financieel beheer voor Verenigingen van Eigenaren (VvE).

Ben je geen boekhouder, maar wil je toch graag zelf de administratie van jouw Vereniging van Eigenaren doen? Heb je geen zin om dure en ingewikkelde boekhoudsoftware aan te schaffen? Wil je eenvoudig en snel de inkomsten en uitgaven van de VvE registreren? Vind je het fijn als je direct weet hoe je VvE ervoor staat? Wil je niet afhankelijk zijn van dure softwarepakketten en -abonnementen? Wens je dat er een vereenvoudigd systeem was zodat je niet alleen tijd bespaart, maar honderden euro’s aan onnodige kosten, door (zelf) je begroting te maken en de bank- en kastransacties te verwerken?

Met behulp van VvE in Excel bespaar je geld voor alle eigenaren van je VvE. Vanaf nu gaat het maken van een jaarbegroting, het vastleggen van kas- en bankmutaties, het maken van de eindafrekening en het bepalen van maandbedragen moeiteloos, zo eenvoudig als het invullen van een tabel.

Wat is VvE in Excel?

VvE in Excel is een simpele Excel-tool voor Verenigingen van Eigenaren voor relatiebeheer, administratief en financieel beheer tot maximaal 40 appartementen. Dit noemen we ook wel appartementsrechten. Het technisch beheer maakt (nog) geen onderdeel uit van VvE in Excel. Een logboek voor reparatie en onderhoud staat nog wel gepland.

Relatie- en administratief beheer

De volgende onderdelen vind je terug onder relatie- en administratief beheer:

Financieel beheer

Financieel beheer bestaat uit de volgende componenten:

Hoe werkt VvE in Excel?

Je kunt snel aan de slag met VvE in Excel, want je hoeft geen nieuwe software te kopen of te leren kennen. Excel staat immers al op de meeste computers als je Microsoft Office gebruikt. In 11 kleinere en grotere stappen doe ook jij simpel en snel de complete VvE-administratie in Excel.

Je navigeert door VvE in Excel met het hoofdmenu of via het menu bovenaan ieder tabblad. Of navigeer via de tabbladen onderin: Home, Instructies, Instellingen, Groepen, Verdeelsleutels, Begroting, Transacties etc.

Het topmenu vind je terug op ieder werkblad, zodat je snel naar de meest gebruikte werkbladen kunt gaan. Klik linksboven op het huisje om naar het hoofdmenu te gaan.

Stap 1. VvE-gegevens invoeren

Begin met het invullen van de VvE-gegevens, zoals de naam en het adres van het secretariaat. Vergeet niet om de gegevens van het boekjaar aan te passen.

Stap 2. Relaties vullen

Vul nu eerst de gegevens van de eigenaren in bij Relaties, zodat je straks de eigenaren kunt selecteren bij de appartementen. In deze lijst zet je straks bijvoorbeeld ook leveranciers.

Stap 3. Verdeelsleutels aanmaken

De kosten die de VvE maakt worden verdeeld op basis van verdeelsleutels. De verdeelsleutel is vaak gelijk aan de breukdelen uit de splitsingsakte. Sommige kosten verdeel je soms liever op basis van een andere sleutel. Je kunt tot 8 verschillende verdeelsleutels verwerken, bijvoorbeeld: aantal m2, aantal bergingen, etage (wel/geen lift), aantal parkeerplaatsen.

Stap 4. Appartementsrechten registreren

Nu ben je gereed om de appartementen vast leggen. Per appartement bepaal je het deel van iedere verdeelsleutel. Je kunt tot maximaal 40 appartementen invoeren (in de grote versie).

Stap 5. Eigenaren vastleggen

Vervolgens bepaal je per appartement wie de eigenaar is. Vindt er een eigenaarswissel plaats, dan verwerk je dat in deze tabel.

De verdeling van de maandelijkse bijdrage vindt automatisch plaats.

Stap 6. Categorieën aanpassen

Voordat je een begroting maakt, pas je eerst de categorieën (grootboekrekeningen) aan indien nodig. Doe dit vóór je transacties gaat verwerken.

Je vindt categorieën voor winst- en verliesrekening en de balans.

Stap 7. Begroting maken

Nu ben je klaar om je begroting te maken. Selecteer een categorie, maak een schatting van de kosten en geef aan hoe de kosten moeten worden verdeeld door een verdeelsleutel te kiezen. Je kunt een categorie (kostensoort) meer dan 1x gebruiken. Dat is handig als je sommige kosten anders wilt verdelen (als dat blijkt uit de splitsingsakte). Je ziet direct per appartement wat de kosten zijn.

Daarnaast kun je ook een begroting maken voor een eenmalige bijdrage.

Stap 8. Bankrekeningen definiëren

Voordat je transacties gaat verwerken, moet je eerst de bankrekeningen specificeren. Je kunt tot 9 kas-, bank- en spaarrekeningen opgeven. En je ziet bovendien alle mutaties en eindsaldi per maand.

Stap 9. Beginbalans invoeren

Bestaat de VvE al langer? Vul dan de beginbalans in bij Categorieën. Let op: dit kunnen logischerwijs alleen balansposten zijn.

Stap 10. Voor- en achterstanden invullen

Zijn er nog voor- en achterstanden? Vul die dan bij Debiteuren in.

Stap 11. Transacties verwerken

Verwerk nu alle transacties zoals: ontvangsten van eigenaren, betalingen aan leveranciers, maar ook de prolongatie van de servicekosten. Met behulp van de gratis importmodules importeer je razendsnel alle banktransacties. Je hoeft dan alleen nog maar de categorie en eventueel de eigenaar te selecteren. In de handleiding vind je uitgebreide instructies.

Welke rapportages vind je in VvE in Excel?

Dankzij de kracht en eenvoud van Excel kunnen we de mooiste rapportages bouwen. Rapportages die je in de duurste software niet tegenkomt. Je vindt de volgende overzichten en rapporten terug:

Dashboard

Als eerste krijg je het dashboard te zien met daarin alle belangrijke financiële gegevens van je VvE. De rapportageperiode selecteer je in het tabblad Categorieën.

Winst- en verliesrekening en balans

Als VvE rapporteer je natuurlijk ook een winst- en verliesrekening (exploitatierekening) en balans.

Samenvatting

Allereerst wordt het saldo van de inkomsten en uitgaven aangesloten met de toe- of afname van het saldo van alle rekeningen. Verder toont dit tabblad een samenvatting van de inkomsten en uitgaven per maand, zodat je weet hoeveel geld er binnenkomt en er uit gaat. Op de tweede pagina vind je een specificatie van de saldi van de rekeningen en de belangrijkste inkomsten en uitgaven. Het beginsaldo + inkomsten – uitgaven is het eindsaldo van de rekeningen.

Top 10

Wil je weten waar de VvE het meeste geld aan uitgeeft? Of waar de VvE het meeste mee verdient? Raadpleeg dan de handige top 10 overzichten. Ook de top 10 van de inkomsten en uitgaven worden getoond net zoals de inkomsten en uitgaven per maand inclusief handige percentages van het totaal.

Jaarrekening

Met één druk op de knop is de jaarrekening klaar. Het enige wat je nog hoeft te doen is:

1. De periode te selecteren in het tabblad Categorieën
2. De vergelijkende cijfers uit de jaarrekening van vorig jaar in te vullen

Met het handige filter verberg je eenvoudig alle regels zonder saldo.

De jaarrekening bevat:

• Balans
• Exploitatie
• Toelichting op de balans
• Mutatieoverzicht van de reservefondsen

Afrekening

En natuurlijk moet je aan het eind van het jaar een afrekening maken. Vul de werkelijke totalen per verdeelsleutel in en de afrekening is direct klaar.

Eigenaarsoverzicht

Tot slot kun je per eigenaar een overzicht afdrukken met daarop:

• Voor- of achterstanden
• Het aandeel in de reservefondsen

Voor- en achterstanden

Selecteer de eigenaar en periode tot wanneer je wilt rapporteren en het overzicht is klaar.

Aandeel reservefondsen

Het persoonlijke aandeel in de reserves van VvE-leden telt mee in de berekening van het vermogen dat belast wordt in box 3.

Je kunt alle eigenaren voorzien van dit overzicht. Sla het rapport op als pdf zoals hieronder wordt uitgelegd.

Contracten & Verzekeringen

Tot slot kun je ook na alle contracten en verzekeringen bijhouden in één overzichtelijke tabel.