MJOP in Excel

Beschrijving

Met MJOP in Excel maak je simpel en snel een compleet meerjaren onderhoudsplan voor jouw gebouw of vastgoedobject voor de komende 30 jaar.

MJOP in Excel is compleet en bevat onder andere:

Wat is een meerjaren onderhoudsplan (MJOP)?

Een meerjaren onderhoudsplan (MJOP) is een document dat je gebruikt om het onderhoud van een gebouw of vastgoedobject systematisch te plannen en te beheren over een langere periode, meestal 5 tot 10 jaar.

Het doel van een MJOP is om een helder overzicht te geven van de benodigde onderhoudswerkzaamheden, de bijbehorende kosten en de timing ervan, zodat eigenaren, beheerders of VVE’s (verenigingen van eigenaren) een effectief en kostenbewust onderhoudsbeleid kunnen voeren.

Waarom een MJOP in Excel opstellen?

Een goed opgesteld MJOP helpt bij het voorkomen van onverwachte kosten en problemen door het onderhoud tijdig te plannen en budgetteren. Dit zorgt voor een efficiënte inzet van middelen en draagt bij aan de lange-termijnwaarde en functionaliteit van het vastgoed.

Je kunt een MJOP in Excel opstellen wanneer je behoefte hebt om het MJOP op maat te maken. Excel is flexibel en eenvoudig aanpasbaar. Je kunt gemakkelijk kolommen, rijen en tabbladen toevoegen of aanpassen om te voldoen aan je specifieke wensen en voorkeuren.

Omdat Excel vaak al beschikbaar is in veel organisaties, kan je daardoor kosten besparen in vergelijking met gespecialiseerde softwarepakketten. Er zijn geen extra licentiekosten nodig.

Hoe stel je een MJOP in Excel op?

Het opstellen van een meerjaren onderhoudsplan (MJOP) vereist een gestructureerde aanpak om ervoor te zorgen dat alle aspecten van het onderhoud effectief worden gepland en beheerd. Hier zijn de stappen die je kunt volgen om een MJOP op te stellen:

Voer het onderhoud uit volgens de planning. Monitor en evalueer de voortgang en effectiviteit. Documenteer alle uitgevoerde werkzaamheden. Verzamel feedback en noteer eventuele wijzigingen of aanpassingen die nodig zijn.

Actualiseer het MJOP regelmatig op basis van nieuwe informatie, zoals veranderingen in de conditie van het gebouw, nieuwe wetgeving, of gewijzigde budgetten.

Vergeet niet om alle belanghebbenden te informeren, zoals eigenaren, beheerders, en bewoners. En verzamel hun feedback.

Door deze stappen te volgen, kun je een effectief MJOP opstellen dat helpt bij het efficiënt beheren van onderhoudswerkzaamheden, kosten en middelen. Dit bevordert de lange-termijn duurzaamheid en waarde van het vastgoed.

Hoe werkt MJOP in Excel?

Je maakt in enkele simpele stappen ook het meerjaren onderhoudsplan voor jouw gebouw of vastgoedobject. Alle onderdelen zijn eenvoudig toegankelijk via het menu wat je bovenaan ieder werkblad terugvindt.

1. Instellingen aanpassen

Begin met het invullen van de gegevens over jouw organisatie en gebouw. Kies een beginjaar en looptijd (max. 30 jaar). Bepaal dan het indexatiepercentage en selecteer je taal (Nederlands of Engels).

Vul de tabel Eenheid aan met je eigen eenheden. Wijzig indien nodig de btw-tarieven.

Je kunt je eigen codes gebruiken voor onderhoudssoorten of gebruik de standaard codes. De tabel om de conditie van onderdelen van het gebouw aan te geven is conform de NEN2767-norm.

Daarnaast is er nog ruimte om andere locaties of gebouwonderdelen  te gebruiken binnen het MJOP.

2. MJOP invullen

In het werkblad MJOP begin je met het invullen van het meerjaren onderhoudsplan.

Op basis van de NL-SfB code bepaalt de template het niveau. De achtergrond van de cellen krijgt per niveau een andere kleur (van donkerblauw naar lichtblauw en wit/grijs voor het laagste niveau):

• 1 cijfer: eerste niveau, bijvoorbeeld “2 Ruwbouw”
• 2 cijfers: tweede niveau, bijvoorbeeld “21 Buitenwanden”
• 1 decimaal: derde niveau, bijvoorbeeld “21.10 Buitenwanden, niet constructief”
• 2 decimalen: detailniveau (planniveau), bijvoorbeeld: “21.10 Buitenwanden, niet constructief, algemeen (verzamelniveau)”

In dit voorbeeld kies ik ervoor om de eerste drie niveaus als visuele hulpregels te gebruiken. Ik maak mijn planning alleen op het detailniveau.

Maar je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om je meerjarenplan op een hoger niveau te maken.

Toelichting kolommen

• Loc en Locatieomschrijving: locatie in het gebouw (zie tabel bij Instellingen)
• NL-SfB, Grp en Hfd: vul alleen de NL-SfB code in en de groep en het hoofdniveau worden automatisch ingevuld.
• Bouwdeelomschrijving: de omschrijving volgens de NL-Sfb Tabel 1.
• Taak: de geplande taken, overschrijf de formule op het detailniveau. Voor je gemak toont de template daar de bouwdeelomschrijving op hogere niveaus.
• Srt: code voor de onderhoudssoort
• Cond: selecteer de conditie van het element uit de dropdownlijst
• Aantal: de benodigde hoeveelheid
• Eenheid: m1, m2, stuks, post (conform lijst bij Instellingen)
• %: de uit te voeren hoeveelheid in procenten
• Prijs per eenheid: stuksprijs per m1, m2 etc.
• Btw%: het geldende btw-tarief
• Startjaar: het eerste uitvoeringsjaar
• Cyclus: de frequentie van de kosten (1 = ieder jaar, 2 = om de 2 jaar etc.)
• Stopjaar: het laatste uitvoeringsjaar (de template vult zelf de kosten per jaar in o.b.v. startjaar, cyclus en stopjaar)
• Kosten per handeling: het totaalbedrag per handeling (aantal x eenheid x %)
• Totaal looptijd: de totale kosten van de gehele looptijd
• Gem. p.jr. (oneindig): de gemiddelde kosten per jaar als oneindig onderhoud plaatsvindt
• Gem. p.jr. (15 jaar): de gemiddelde kosten per jaar gedurende de looptijd
• Jaren: de kosten weergegeven in de tijd

3. Totalen beoordelen

Voor je gemak vind je ook de totalen per (hoofd)element terug. Rechts van de tabel kun je eenvoudig lege regels verbergen op basis van een filter.

4. Dashboard analyseren

Uiteraard kan een overzichtelijk dashboard niet ontbreken. Selecteer bij Instellingen de looptijd en het dashboard past zich vanzelf aan.

Onderaan het totaaloverzicht (zie hierboven) kun je een (hoofd)element selecteren die terugkomt in de bovenste grafiek (groene lijn).

5. Nl-SfB Tabel 1 aanvullen

MJOP in Excel is uitgerust met de volledige tabel 1 Functionele gebouwelementen. Uiteraard kun je die tabel aanpassen en je eigen onderdelen toevoegen.

6. Draaitabel gebruiken

Met de draaitabelfunctionaliteit van Excel kun je je eigen rapportages maken.