Personeelsplanner in Excel

Beschrijving

Een werkrooster maken is soms tijdrovend. Het kan een ingewikkelde puzzel worden als je medewerkers op verschillende tijden werken. Een puzzel die je bovendien iedere week opnieuw moet maken. Met Personeelsplanner in Excel gaat het simpel en houd je overzicht, zodat de bezetting iedere dag weer compleet is.

Personeelsplanner in Excel voor kleine teams

Een personeelsplanning maken is in het begin, als er sprake is van een wat kleiner team, relatief eenvoudig. Juist voor de kleine(re) teams hebben we Personeelsplanner in Excel gemaakt. Voor een kleiner bedrijf, zoals een restaurant of café, is een whiteboard op kantoor vaak genoeg. Alleen werkt het niet prettig en het ziet er niet professioneel uit. Het wordt al gauw een knoeiboel op het whiteboard. Met Personeelsplanner in Excel maak je een planning, zodat je structuur krijgt. Houd daarnaast contact  met elkaar via een WhatsApp- of mailgroep als er diensten geruild worden of wijzigingen zijn. De personeelsplanner kan de wijzigingen eenvoudig verwerken in de template en het nieuwe werkrooster is dan voor iedereen direct beschikbaar.

Personeelsplanner op papier of pdf

Het werkrooster of ploegenrooster deel je met je personeel op papier of elektronisch als pdf. Maak de personeelsplanner beschikbaar via email of zet hem op een server die voor iedereen toegankelijk is.

Personeelsplanner aan de muur

Onze personeelsplanning in Excel kun je bijvoorbeeld ook handig tonen op een scherm aan de muur van je bedrijf. Zichtbaar voor al het personeel. Iedereen ziet direct in welke dienst hij of zij is ingedeeld direct bij binnenkomst.

Waar bestaat Personeelsplanner in Excel uit?

De template Personeelsplanner in Excel werkt bestaat uit twee soorten personeelsplanningen, namelijk:

1. Ploegenrooster: een weekplanning per roosterlaag (bijv. bar, bediening, keuken) – je krijgt versies met 5 of 6 roosterlagen
2. Werkrooster: een weekplanning per medewerker

Hieronder leggen we uit wat het verschil is tussen de twee personeelsplanningen.

Hoe werkt Personeelsplanner in Excel?

De wekelijkse personeelsplanning maak je in enkele simpele stappen. Je navigeert gemakkelijk door de template dankzij het menu bovenaan ieder tabblad. Klik op het huisje om naar Instellingen te gaan.

1. Bedrijfsgegevens instellen

In de eerste stap vul je enkele bedrijfsgegevens in. Je kunt 5 zogenaamde roosterlagen kiezen. Denk bijvoorbeeld aan de verschillende afdelingen/secties van je bedrijf, zoals de bar, bediening, terras en keuken in een restaurant.

2. Diensten invullen

Nu vul je een lijst van (standaard) diensten in die je laat terugkomen in de personeelsplanner. Vul de begin- en eindtijden in en bepaal hoe lang de pauze is in dat tijdblok. De bruto en netto uren worden automatisch uitgerekend.

3. Medewerkers bijhouden

Voordat je kunt beginnen met plannen, moet je eerst al je medewerkers in kaart brengen. Voor de personeelsplanner is het handig om te weten wat hun contracturen zijn. Wil je snel aan de slag? Vul dan alleen de verkorte naam en de contracturen in. De overige gegevens zijn handig voor je administratie, maar niet noodzakelijk voor de personeelsplanner.

4. Ploegenrooster maken in Excel

Nu begint het leuke werk. Het ploegenrooster gaat uit van de diensten waarbij je medewerkers zoekt. Met de schuifjes boven aan het ploegenrooster selecteer je het weeknummer en het jaar. Vervolgens selecteer je per roosterlaag de verschillende diensten en de betreffende medewerker. Heb je nog geen naam ingevuld bij een dienst? Dan kleurt de dienst rood op, zodat je direct ziet dat je nog wat vergeten bent. Bijvoorbeeld:

5. Werkrooster maken in Excel

Het werkrooster gaat uit van de medewerkers die je aan een bepaalde dienst toekent. Selecteer de medewerker en vul per dag in wat hun werktijden zijn en wat hun werkstation is. Medewerkers kunnen aan de kleuren die horen bij de roosterlagen zien in welk team ze zijn ingedeeld. In onderstaande voorbeeld is groen voor de bar, lichtblauw voor de keuen etc. Een voorbeeld:

Dirk werkt op maandag 5 juli van 18.00-21.00 uur achter de bar (groen). Op dinsdag 6 juli staat hij op dezelfde tijden in de keuken (lichtblauw). En Dave werkt op maandag in de bediening (rood).

Standaard diensten in beeld brengen

Geef je zelf een goed uitgangspunt bij het maken van het ploegenrooster en bepaal eerst welke diensten er per roosterlaag zijn. Zo maak je sneller je planning voor de volgende week rond.