Transport kostencalculator

Beschrijving

Met de Transport kostencalculator bereken je de voertuigkosten en chauffeurskosten op een alternatieve (betere) manier. Werk met een variabele kilometerprijs en dagtarief in plaats van één integrale kilometerprijs.

De transportsector staat al jaren onder druk. De liberalisering van de transportsector en de EU-uitbreiding naar het oosten intensiveerde de concurrentie om de grootste vervoersmarkt van Europa. Vrachtwagens met buitenlands kenteken vormen een steeds omvangrijker deel van het verkeer in Europa. Er zijn nog steeds opvallende verschillen in personeelskosten en sociale verzekeringen bij het gebruik van Oost-Europese chauffeurs of zelfs Zuidoost-Aziatische chauffeurs op Europese wegen.

Daarnaast is er een toenemend knelpunt bij de werving van chauffeurs, gezien de voorzienbare demografische ontwikkelingen van arbeidsmarkt. Juist tegen deze achtergrond zijn chauffeurs en transportbedrijven afhankelijk van een snelle afhandeling op de hellingen. Onvoorspelbare urenlange wachttijden in het licht van strikte werktijden en sociale regelgeving chauffeurs en materiaal een waardevol bezit.

Tegen deze achtergrond schreef professor Wittenbrink het boek “Transport Management“. Dit boek is niet alleen een standaardwerk over transportmanagement, maar bevat ook onderwerpen zoals strategische positionering, voertuig- en transportkostenberekening, kostenbesparingen en groene logistiek.

Alternatieve kostprijscalculatie

Professor Wittenbrink benadert de kostprijscalculatie voor voertuig en chauffeur op een alternatieve manier. De Transport kostencalculator gaat niet uit van één kilometerprijs voor alle kosten, maar maakt onderscheid tussen vaste kosten en variabele kosten van voertuig en chauffeur. Iedere transportonderneming of eigen rijder zou op zijn minst hier naar moeten kijken.

De voertuigkosten zijn in principe in vier hoofdgroepen te verdelen.

1. variabele of kilometerafhankelijke kosten (er ontstaan alleen kosten als er wordt vervoerd)
2. chauffeurskosten
3. overige, tijdsafhankelijke (vaste) kosten
4. overhead (administratief apparaat voor het gebruik van het wagenpark)

Terwijl de variabele of kilometerafhankelijke kosten grotendeels afhankelijk zijn van de gebruiksintensiteit, zijn de chauffeurskosten en de vaste kosten grotendeels tijdsafhankelijk. Hieraan toegevoegd zijn de overheadkosten voor planning, personeelsmanagement, etc. Het belang van deze kostengroepen is heel verschillend. De personeelskosten voor lokaal vervoer bedragen meer dan 50% van de kosten. Bij vervoer over lange afstanden vormen de variabele kosten echter de grootste kostenpool.

Kilometerprijs en dagtarief

Veel transportondernemingen bepalen slechts een kilometerprijs die alle kosten van de vier hoofdgroepen omvat. De Transport kostencalculator maakt echter onderscheid tussen:

Door deze benadering krijg je als resultaat twee verschillende tarieven:

Tijdsafhankelijke kosten

De tijdsafhankelijke kosten zijn ook wel de zogenaamde vaste kosten. Deze kosten wijzigen niet als je meer of minder rijdt met een voertuig.

Ze bestaan uit (cijfers verwijzen naar de invoerregels in de template):

• De chauffeurskosten: o.a. bruto jaarloon inclusief werkgeverslasten, kosten tijdelijke bestuurder en verblijfskostenvergoedingen.
• De toegerekende afschrijving komt overeen met de afschrijvingswaarde gedeeld door de gebruiksduur en vermenigvuldigd met het deel voor de tijdsafhankelijke afschrijving (30). Indien het gaat om een trekker-oplegger/aanhanger-combinate en de verhouding “aanhanger/trekker” is groter dan 1, dan wordt ook met deze factor (8) rekening gehouden bij de afschrijving.
• Een mogelijk huur- of leasetarief indien het voertuig niet wordt aangekocht (16).
• De rente wordt berekend uit de vaste activa (de helft van de acquisitiekosten) en de vlottende activa vermenigvuldigd met de respectievelijke rentevoeten. Net als bij de afschrijving wordt ook rekening gehouden met de verhouding “aanhanger/trekker” als het een trekker-oplegger/aanhanger betreft.
• De overige kosten zoals verzekeringen, communicatie worden overgenomen uit de aannames.

Het totaal resulteert in de vaste kosten. Als je dit deelt door het aantal werkdagen per jaar (34), dan krijg je het dagtarief zonder administratiekosten.

Kilometerafhankelijke kosten

De kilometerafhankelijke kosten zijn kosten die wijzigen als je meer of minder rijdt met een voertuig.

Ze bestaan uit (cijfers verwijzen naar de invoerregels in de template):

• De toegerekende afschrijving komt overeen met de afschrijvingswaarde gedeeld door de gebruiksduur en vermenigvuldigd met het deel voor de prestatiegebonden afschrijving.
• De brandstofkosten zijn het resultaat van het totaal aantal kilometers (25), vermenigvuldigd met het gemiddelde dieselverbruik per 100 km en de gemiddelde dieselprijs van intern en extern tanken.
• De smeermiddelkosten worden dienovereenkomstig berekend naar rato (29) van de brandstofkosten (54).
• De AdBlue-kosten zijn het resultaat van het AdBlue-aandeel (29) in het dieselverbruik en de AdBlue-kosten per liter.
• De reparatiekosten vloeien voort uit het reparatiekostentarief per km (42) en het totaal aantal kilometers (25).
• Ten slotte worden de bandenkosten per jaar (15) vermenigvuldigd met de factor bandenkilometers naar totaal aantal kilometers (25) / (27).

De totale variabele kosten is een optelsom van deze posten. Als je dit deelt door het aantal kilometers (25), dan krijg je de variabele kilometerprijs.

Overhead

Tot slot gebruiken we nog een opslag voor administratiekosten en een risico-opslag. Deze tellen we in procenten op bij de som van de vaste en variabele kosten.

Samenvatting en rekenvoorbeeld

In het volgende overzicht zie je alle kostencategorieën uitgedrukt per jaar, maand, kilometer of % van het totaal. De vaste kosten voor deze voertuigcombinatie bedragen €447 per dag inclusief overhead. Als deze combinatie 10 uur per dag inzetbaar is dan bedraagt het uurtarief €45 (afgerond). De variabele kilometerprijs is €0,539.

Als je op een dag 600 kilometer rijdt, dan bedragen de totale dagkosten €771. Die bestaan uit 1) het dagtarief van €447 en 2) variabele kilometerkosten van €324 (600 kilometer x €0,539).

Rekenbladen voor verschillende vervoersvormen

De Transport kostencalculator bevat rekenbladen voor verschillende vervoersvormen. Bereken het dagtarief en de variabele kilometerprijs voor:

Transportkosten berekening

De Transport kostencalculator bevat ook een rekenmodel om het de transportkosten, het resultaat en dekkingsbijdrage voor een specifiek opdracht te berekenen.

Met de kennis die je nu hebt bereken je ook de kosten van een bepaalde rit of dag. In onderstaand voorbeeld bedragen de totale kosten van deze opdracht €891 (afgerond op hele euro’s). Bij een verkoopprijs van €960 verdien je €59 op deze opdracht.

Let op! Ook als het resultaat negatief is, dan kan deze opdracht toch interessant zijn. Zo lang de dekkingsbijdrage positief is, dan kan het interessant zijn om deze opdracht aan te nemen. Een rit draagt bij aan de dekking van de vaste kosten als opbrengst groter is dan de de totale variabele kosten inclusief chauffeurskosten (600 x €0,539). In dit voorbeeld gaan we er vanuit dat de maut en overige kosten die de chauffeur maakt 1 op 1 worden gefactureerd aan de klant.

Rittenplanning

Ook het maken van een rittenplanning benader je nu misschien anders, wanneer je werkt met een dagtarief en variabele kilometerprijs.

Voor deze berekening doe je zowel aannames over de benodigde kilometers als de benodigde tijd. Zoals uit het volgende voorbeeld blijkt, zijn zowel de rij- en rusttijden als de timing van de transporten doorslaggevend.

Het voertuig is 10 uur per dag inzetbaar. In ritnummer 1 ben je in totaal 4 uur kwijt (inclusief laden en lossen). In dat geval bereken je 0,4x het dagtarief door mits je het voertuig de rest van de dag nog kunt inzetten op andere ritten.

Hoe werkt de Transportkosten calculator verder?

Je weet nu wat de Transport kostencalculator voor je uitrekent. Hieronder lees je in het kort de stappen hoe de template verder werkt.

1. Instellingen aanpassen

Vul je bedrijfsnaam in en stel de basisaannames vast, zoals brandstofprijzen, rentetarieven en opslagen voor administratie en risico. Met het handige menu navigeer je gemakkelijk door de Transport kostencalculator.

2. Kosten per voertuig(combinatie) berekenen

Bereken de kosten per voertuig(combinatie) met de verschillende calculators (bakwagen + aanhanger koop/lease, ploegenmodel, trekker/oplegger, lokaal transport). In het tabblad Toelichting worden alle invoerwaarden (1-42) kort beschreven.

3. Voertuigen registreren

Na iedere berekening kopieer je de voertuigkosten uit de calculator (cellen I133:L133) naar het tabblad Voertuigen (kolom F t/m I). Gebruik hiervoor altijd Plakken Speciaal, Waarden, zodat je alleen de waarden plakt en niet de formules.

4. Transportkosten berekenen

Bij het berekenen van de transportkosten selecteer je namelijk eerst een voertuig(combinatie), zodat je met de juiste variabele kilometerprijs en dagtarief rekent. In het tabblad Transportkosten bereken je de kosten van een specifiek rit. Als de dekkingsbijdrage positief is, dan is de rit de moeite waard.

5. Rittenplanning maken

Maak een rittenplanning van een voertuig(combinatie) om de werkelijke kosten te berekenen op basis van dagtarief en en variabel kilometertarief.

Traditionele berekening van prijzen

Bereken je prijzen op de traditionele manier met deze tools:

• Kilometerprijs berekenen
• Ritprijs berekenen
• Kostprijs berekening
• Chauffeurskosten

Of kies simpelweg de Transport Toolkit: in deze bundel vind je alle andere templates voor transportbedrijven. Je krijgt maar liefst 70% korting!