Verblijfkostenvergoeding in Excel – Pro

Beschrijving

Verblijfskostenvergoeding – Pro is de meest complete tool voor het registreren en rapporteren (Conform de CAO beroepsgoederenvervoer over de weg) van:

De Pro-editie van de verblijfskostenvergoeding-template bevat een complete urenadministratie met overuren, zaterdaguren, zon- en feestdaguren, maar ook meer dagcodes voor o.a. tijd-voor-tijd, vakantieuren, ziekte. Ook wordt de toeslag voor nachtritten direct berekend.

Met Verblijfkostenvergoeding in Excel – Pro bespaar je honderden euro’s op je loonadministratie.

Waarom kiezen voor Verblijfskostenvergoeding – Pro?

Bekijk het verhaal van Frank en ontdek waarom…

Simpele navigatie

Navigeer razendsnel door de rekentool met het handige menu. Dit vindt je boven ieder werkblad. Natuurlijk kun je ook gewoon op de tabbladen klikken.

Slechts één template nodig voor alle medewerkers!

Ja, je leest het goed! Je hebt slechts één template nodig, waarin je de uren registreert en vergoedingen en toeslagen berekent voor al je medewerkers! Zodat je nooit meer tientallen spreadsheets hoeft te gebruiken. Bij een update zet je dus eenvoudig de gegevens van alle medewerkers over. Stel je voor dat je dat 20x of vaker moet doen… Andere templates die je online vindt bieden deze optie niet. Daar moet je per medewerker een template aanmaken. Dat is enorm bewerkelijk en risicovol.

Hoe werkt Verblijfskostenvergoeding Pro?

Deze template werkt heel gemakkelijk. Je hoeft slechts 2 tabellen te vullen met gegevens om de gewerkte uren en verblijfskostenvergoedingen uit te rekenen.

Instellingen aanpassen

Je moet eerst je template even klaar maken voor gebruik. Vul je bedrijfsgegevens in en kies een boekjaar. Vervolgens bepaal je het aantal diensturen per week voor een fulltime dienstverband.

In de tabel Integriteitscontroles zie je of je eventueel fouten hebt gemaakt bij de registratie van de diensten. Alles is vooraf al ingevuld volgens de nieuwste CAO. Je hoeft dus eigenlijk niks meer te wijzigen.Als de CAO wijzigt dan kun je de tarieven aanpassen in de volgende tabellen. Je kiest hier ook je dagcodes. We hebben een logische indeling gemaakt (E – eendaagse rit, V – vertrekdag, T – tussendag, A – aankomstdag etc.). Maar je kunt dus je eigen codes kiezen.Hieronder vind je nog meer tarieven die je kunt aanpassen als de cao wijzigt. Net zoals de staffel met pauzetijden. Feestdagen leg je vast in een speciale tabel.

Tabel 1. Medewerkers invullen

Eerst vul je de gegevens van alle medewerkers in, zoals: naam, naw-gegevens, geboortedatum, datum in dienst en eventueel datum uit dienst, contracturen, salarisschaal en hun resterende vakantierechten van vorig jaar.

Je ziet direct wat hun leeftijd is op 1 juli van het boekjaar. Dit is belangrijk voor het berekenen van de vakantierechten. Opgenomen vakantiedagen (die je in de dienstentabel vastlegt) worden automatisch berekend.

Tabel 2. Diensten invullen

Vervolgens begin je met het invullen van hun diensten in de volgende tabel. Selecteer de medewerker, vul de datum in en kies de dagsoort. Is er sprake van overstaan? Vul dan een X in.

Nu vul je de begin- en eindtijd in. Eventueel kun je pauzes handmatig invullen als je niet de automatische pauzeberekening wilt gebruiken.

Tijden kun je invullen zonder de dubbele punt. Dus 600 wordt automatisch omgezet in 6:00 uur.

Feestdagen krijgen een gele achtergrondkleur en weekenddagen een grijze achtergrond.

Bonus: chauffeursmodule voor snelle import

Om het je nog gemakkelijker te maken krijg je een speciale chauffeursmodule. Chauffeurs kunnen hiermee zelf hun diensten bijhouden. Met een simpele kopieer- en plakoefening zet je alle diensten razendsnel in de template van de administratie waarin de diensten van alle chauffeurs staan. Denk er wel aan om Plakken speciaal, Waarden te gebruiken. Want dan plak je alleen de waarden en niet de opmaak.

Stap-voor-stap instructies vind je in de chauffeursmodule zelf.

Speciale toepassingen en extra functies Verblijfkostenvergoeding Pro

Ten opzichte van de Plus-editie ontdek je nog meer speciale toepassingen, zoals:

Integriteitscontroles voorkomen fouten

Dit rekenmodel waarschuwt je direct als je een invoerfout maakt. De volgende foutmeldingen kunnen in beeld verschijnen:

Bij Instellingen tref je een praktisch overzicht aan. Staat alles op nul? Goed gedaan! Jouw template bevat geen invoerfouten.

Krachtige rapportages geven direct inzicht

De Pro-editie is uitgerust met integriteitscontroles en krachtige rapportages die je in dure (online) softwarepakketten niet terugvindt, want hierin is Excel onverslaanbaar. Je vindt de volgende rapportages terug.

Detailoverzicht en berekening voor een periode naar keuze

Krijg een gedetailleerd overzicht van alle diensten van een chauffeur voor een periode naar keuze: maand, periode van 4 weken, week of een willekeurige periode naar keuze.

Netto uren per chauffeur per maand, periode of week

Dit rapport toont de netto uren per chauffeur per maand, periode of week. De grafieken laten de uren per dagcode en per maand zien.

Samenvatting voor de salarisadministratie

De Pro-editie genereert volautomatisch een complete samenvatting voor de salarisadministratie (per maand, periode of week) van al je medewerkers. Op dit overzicht staan:

Jaaroverzichten per chauffeur geven inzicht

Handige jaaroverzichten per 12 maanden, 13 periodes of 52/53 weken geven je snel inzicht in de uren, meeruren, tijd-voor-tijd opbouw, belaste en onbelaste vergoedingen en nachtritten van je chauffeurs. Ook in het jaaroverzicht kun je 2 dagcodes naar keuze kiezen die je wilt rapporteren.

Urenkaart per medewerker per maand of periode

Je vindt ook een handige urenkaart per medewerker. Deze urenkaart bestaat uit 3 delen:

1. Uren per medewerker per dag voor het gehele jaar (12 maanden of 13 perioden)
2. Uren en vergoedingen per maand of periode per dagcode
3. Grafisch overzicht met de belangrijkste gegevens

De rapportages zijn bijzonder handig om aan je medewerkers te geven. Zo krijgen ze zelf goed inzicht in hun gewerkte uren en verkregen vergoedingen.

1. Uren per medewerker per dag voor het gehele jaar

Hiermee zie je in één oogopslag alle uren (of die van een dagcode) van een geselecteerde medewerker voor het gehele jaar in een overzichtelijke tabel.

Selecteer een medewerker en de dagcode (bijvoorbeeld E voor Eendaagseritten of ALLE voor alle soorten uren). Vul vervolgens het jaar in waarvan je de uren wilt zien.

De tabel toont ook de contractgegevens en vakantierechten van de betreffende medewerker.

2. Uren en vergoedingen per maand per dagcode

De tweede tabel toont zowel alle uren per maand per dagcode als de belaste en onbelaste vergoedingen.

Ook zie je de totalen voor weekdagen, zaterdagen en zon- en feestdagen.

3. Grafisch overzicht met de belangrijkste gegevens

Voor je gemak hebben we de belangrijkste gegevens van de geselecteerde chauffeur voor je in beeld gebracht.

Updates

26/06/2023: 3.138 – feestdagen tellen nu mee als gewerkte uren + minimumjeugdloon per 1/7/2023
09/03/2023: 3.137 – urenkaart per medewerker per periode toegevoegd
01/03/2023: 3.136 – jaar- en maandoverzicht uitgebreid met 2 dagcodes naar keuze
21/03/2022: 3.134 – urenkaart uitgebreid met grafieken + overzicht integriteitscontrole
16/03/2022: 3.132 – nieuwe rapportages toegevoegd en enkele formulefouten hersteld
14/03/2022: 2.128 – verbetering formules en toevoeging draaitabel
08/09/2021: 2.126 – complete administratie voor uren, vergoedingen én toeslagen in één template voor alle chauffeurs