Debiteurenbeheer in Excel Pro

Beschrijving

Debiteurenbeheer in Excel Pro is een template waarmee je optimaal de status van verkoopfacturen bewaakt. Met dit sjabloon registreer je de factuurbedragen die klanten aan jou verschuldigd zijn. Verwerk binnengekomen betalingen, maak een professionele ouderdomsanalyse en stuur factuuroverzichten aan je klanten.

Waarom debiteuren beheren?

In hoofdstuk 11 van mijn boek ‘Het grote geldboek voor de kleine ondernemer‘ roep ik Cash is king! Zonder geld kan een bedrijf niet draaien. Het is daarom van cruciaal belang dat je zeker weet dat jouw klanten ook betalen. Goed debiteurenbeheer staat aan de basis hiervan en dat begint bij een helder overzicht van alle nog openstaande facturen.

Een debiteur is een klant die nog moet betalen. Jij hebt een vordering op die klant. Vorderingen vallen onder het bezit (activa) van een bedrijf. Het bewaken van openstaande facturen is een belangrijke stap. Wees niet bang om lastig of vervelend gevonden te worden als je navraag doet naar een betaling. Jij bent de professional die zijn zaken goed voor elkaar heeft!

Welke actie je onderneemt is afhankelijk van de relatie die je met de betreffende klant hebt. De ene klant stuur je direct een herinnering per post of email en bij een andere klant werkt het beter als je hem of haar even belt. Maak wanneer betaling uitblijft in ieder geval notities na ieder klantcontact.

Allereerst moet je weten van welke facturen de betaaltermijn is verstreken. Ieder boekhoudpakket is in staat om een overzicht openstaande verkoopfacturen te produceren waar je mee aan de slag kunt. Maar je kunt natuurlijk ook deze Excel-template gebruiken.

Debiteurenbeheer is misschien niet altijd het leukste werk, maar het is o zo cruciaal voor het voortbestaan van je onderneming!

Hoe werkt Debiteurenbeheer in Excel Pro?

Het beheren van debiteuren is niet moeilijk. Je navigeert door de template met het handige menu bovenaan ieder tabblad.Volg de volgende stappen om je debiteuren te beheren als een echte professional.

Stap 1. Instellingen aanpassen

Vul je bedrijfsnaam in en kies de standaard betaaltermijn voor al je klanten (op klant- en factuurniveau kun je hier van afwijken). Vul tot slot de referentiedatum in. Dat is de datum die je gebruikt voor je analyse. Met welke datum vergelijk je de vervaldatum van facturen? Het aantal dagen dat een factuur vervallen is, wordt met die datum vergeleken.

Kies zelf de intervallen voor de ouderdomsanalyse. Wijzig die naar eigen inzicht, bijvoorbeeld: 0, 1-14, 15-30, 31-45, 45+.

Stap 2. Relaties invoeren

Alle facturen koppel je aan een klant. In deze tabel houd je die netjes bij. Je ziet direct het totaalbedrag aan facturen en de openstaande facturen (in aantal en bedrag).

Stap 3. Verkoopfacturen registreren

Begin nu met het registreren van alle verkoopfacturen in onderstaande tabel. Leg de volgende gegevens per factuur vast:

Als een klant de factuur betaalt, dan leg je de betaling vast in een van de 12 kolommen. Je kunt tot 12 (deel)betalingen kwijt. Dat is handig als men bijvoorbeeld in 12 maandelijkse termijnen betaalt. In de Pro-versie kun je ook de betaaldatum invullen. Die gebruiken we voor het betaaloverzicht die je naar de klant kunt sturen.

Stap 4. Ouderdomsanalyse openstaande facturen uitvoeren

De Pro-versie toont een overzichtelijke samenvatting van de openstaande facturen. De ouderdomsanalyse vind je terug in tabellen en grafieken.

Zo zie je in één oogopslag hoe je ervoor staat. Staan er veel facturen al langer dan 90 dagen open? Overweeg dan om een voorziening voor dubieuze debiteuren te maken. Hoe je dat doet, ontdek je hier.

Het tweede deel verdeelt de facturen in verschillende groepen (die je zelf kunt instellen). Zorg ervoor dat je regelmatig tijd vrijmaakt voor het beheren van je debiteuren. Je wilt niet dat er veel facturen langer dan 30 dagen openstaan. Met deze tabel zie je direct waar dat het geval is.

Stap 5. Factuuroverzicht voor een klant maken

De Pro-editie hebben we uitgerust met 2 extra overzichten die je kunt maken. Maak bijvoorbeeld snel een compleet factuuroverzicht voor een bepaalde klant. Die voeg je dan toe als bijlage bij je betaalverzoek of herinnering die je stuurt.

Kies uit twee opties:

Dit overzicht laat ook zien welke facturen al vervallen zijn en hoeveel dagen ze te laat zijn. De tool drukt alle klantgegevens af bovenaan het overzicht, zodat je direct met je klant kunt bellen of emailen.

Stap 6. Factuurhistorie per factuur

Met dit rapport maak je snel en gemakkelijk een overzicht van alle betalingen voor een factuur. Selecteer een factuur en je krijgt direct een overzicht van alle boekingen en betalingen te zien. Ook dit rapport stuur je eenvoudig mee per email naar je klanten.