Debiteurenbeheer in Excel

Beschrijving

Debiteurenbeheer in Excel is een template waarmee je eenvoudig de status van verkoopfacturen bewaakt. Voor het beheren van de openstaande facturen van je klanten gebruik je Debiteurenbeheer in Excel. Met dit sjabloon registreer je de bedragen die verschuldigd zijn aan je bedrijf en verwerk je betalingen die zijn binnengekomen via kas of bank. Als extra is een tabblad opgenomen met een ouderdomsanalyse van de openstaande vorderingen.

Waarom debiteuren beheren?

In hoofdstuk 11 van mijn boek ‘Het grote geldboek voor de kleine ondernemer‘ roep ik Cash is king! Zonder geld kan een bedrijf niet draaien. Het is daarom van cruciaal belang dat je zeker weet dat jouw klanten ook betalen. Goed debiteurenbeheer staat aan de basis hiervan en dat begint bij een helder overzicht van alle nog openstaande facturen.

Een debiteur is een klant die nog moet betalen. Jij hebt een vordering op die klant. Vorderingen vallen onder het bezit (activa) van een bedrijf. Het bewaken van openstaande facturen is een belangrijke stap. Wees niet bang om lastig of vervelend gevonden te worden als je navraag doet naar een betaling. Jij bent de professional die zijn zaken goed voor elkaar heeft!

Welke actie je onderneemt is afhankelijk van de relatie die je met de betreffende klant hebt. De ene klant stuur je direct een herinnering per post of email en bij een andere klant werkt het beter als je hem of haar even belt. Maak wanneer betaling uitblijft in ieder geval notities na ieder klantcontact.

Allereerst moet je weten van welke facturen de betaaltermijn is verstreken. Ieder boekhoudpakket is in staat om een overzicht openstaande verkoopfacturen te produceren waar je mee aan de slag kunt. Maar je kunt natuurlijk ook deze Excel-template gebruiken.

Debiteurenbeheer is misschien niet altijd het leukste werk, maar het is o zo cruciaal voor het voortbestaan van je onderneming!

Hoe werkt Debiteurenbeheer in Excel?

Het beheren van debiteuren is niet moeilijk. Volg de volgende twee stappen.

Stap 1. Verkoopfacturen registreren

Begin met het registreren van alle verkoopfacturen in onderstaande tabel. Leg de volgende gegevens per factuur vast:

Als een klant de factuur betaalt, dan leg je de betaling vast in een van de 12 kolommen. Je kunt tot 12 (deel)betalingen kwijt. Dat is handig als men bijvoorbeeld in 12 maandelijkse termijnen betaalt.

Vul tot slot de referentiedatum in. Dat is de datum die je gebruikt voor je analyse. Met welke datum vergelijk je de vervaldatum van facturen? Het aantal dagen dat een factuur vervallen is, wordt met die datum vergeleken.

Stap 2. Ouderdomsanalyse openstaande facturen uitvoeren

Het tweede tabblad bevat een zogenaamde ouderdomsanalyse van alle openstaande facturen. De template verdeelt de facturen dan in verschillende groepen:

Zo zie je in één oogopslag hoe je ervoor staat. Staan er veel facturen al langer dan 90 dagen open? Overweeg dan om een voorziening voor dubieuze debiteuren te maken. Hoe je dat doet ontdek je hier.