Groepsuitgaven in Excel

Beschrijving

Als je met een groep op vakantie gaat of je woont in een studentenhuis, dan doe je wel eens uitgaven voor meerdere personen. En als meerdere mensen in je groep verschillende uitgaven doen, dan wordt de administratie en afrekening al gauw een hele uitdaging. Gebruik deze tool om netjes bij te houden wie wat betaalt heeft en wie nog wat moet afrekenen. Groepsuitgaven bijhouden en verdelen gaat eenvoudig en snel met deze Excel-template.

Voor wie?

Het registreren en verdelen van groepsuitgaven komt voor bij vriendenclubs, studentenhuizen, familie-uitjes, daguitjes, groepsreizen, gezamenlijke maaltijden. En met deze tool wordt het kinderlijk eenvoudig.

Functies van Groepsuitgaven in Excel

Ontdek de handige functies om je groepsuitgaven bij te houden en te verdelen, zodat je tijd bespaart en discussies voorkomt.

Werking

Groepsuitgaven bijhouden en verdelen doe je in 3 simpele stappen.

1. Pas de instellingen aan: enkele basisgegevens, de deelnemers en beheerder.
2. Leg alle uitgaven vast en bepaal per bon/rekening de verdeling (gelijk of ongelijk).
3. Gebruik de rapportages voor de eindafrekening.

1. Instellingen aanpassen

In de eerste stap vul je alle basisgegevens in zoals de gelegenheid waar het om gaat (bijvoorbeeld het uitje of de reis), de valutasoort, de kostencategorieën en de datum van de eindafrekening.

Tegelijkertijd vul je de namen van alle deelnemers in (maximaal 12 of 20). Ook kun je het inleggeld vastleggen wat iedereen alvast inbrengt. Het inleggeld verreken je uiteraard bij de afrekening.

Het is raadzaam om een beheerder aan te stellen. Je beperkt hiermee het aantal geldtransacties tussen deelnemers bij het afrekenen. Benoem iemand uit je groep als beheerder en laat hem of haar de eindafrekening doen. Alle deelnemers maken dan het geld naar een rekening over. En als je nog geld krijgt, dan zorgt de beheerder daarvoor.

2. Uitgaven vastleggen

Nu begin je met het vastleggen van alle uitgaven van alle deelnemers. Per bon/factuur bepaal je vervolgens hoe de kosten verdeeld moeten worden. Dat kan op drie manieren:

Validatiechecks zorgen ervoor dat je geen fouten maakt. Heb je bijvoorbeeld niet alle kosten verdeeld (of te veel), dan krijg je daar een melding van. Op die manier kun je eigenlijk niks meer fout doen.

3. Eindafrekeningen maken

Het doel van deze tool is om alle kosten te registreren en te verdelen onder alle deelnemers. Met de volgende rapportages krijg je razendsnel overzicht en stuur je alle deelnemers een persoonlijke eindafrekening.

Met het eerste rapport zie je wie hoeveel geld en wie moet betalen als je geen beheerder hebt aangesteld. Werk je wel met een beheerder? Beter! Gebruik dan de tabel om te zien wie er nog geld moet betalen en wie er nog geld krijgt.

Ga je onderling afrekenen? Dan zie je hieronder direct wat je moet doen.

Werken met een beheerder

Zoals eerder gezegd is het verstandiger om met een beheerder te werken. Want het afrekenen verloopt minder chaotisch. Dit komt tot uitdrukking in het volgende overzicht met een eindafrekening van de groepsuitgaven voor alle deelnemers.

Totaaloverzicht

Je ziet feilloos welke persoon nog geld krijgt en wie er nog moet betalen. Voor de duidelijkheid vind je ook een specificatie van de uitgaven terug.

Eindafrekeningen versturen

De beheerder kan met deze tool per persoon een eindafrekening versturen. De afrekening toont of de betreffende persoon nog moet betalen of nog geld krijgt.

De eindafrekening is beschikbaar in 10 kleuren en 2 stijlen. Er zit dus altijd wel een kleur bij die bij je past.

Credits

Deze template is met toestemming gebaseerd op een template van indzara.com en aangepast voor Nederland.