Rental Property Bookkeeping

Beschrijving

Rental Property Bookkeeping is een professioneel ontworpen Excel-spreadsheet om alle huurinkomsten en -uitgaven bij te houden. Het is ontworpen voor maximaal 200 woningen. De template is Engelstalig, zodat ie voor alle markten geschikt is.

Dit is de perfecte spreadsheet met een eenvoudige boekhouding om financieel inzicht te krijgen in je Airbnb, HomeAway of andere huurwoningen. Met Rental Property Bookkeeping weet je hoeveel winst je per maand maakt, hoeveel huurinkomsten je geniet en welke kosten je maakt.

Je krijgt een versie gemaakt voor dagelijkse verhuur, maar de template is in principe ook geschikt (te maken) voor maandelijkse verhuur. De template werkt voor meerdere jaren. Je kunt dus gewoon in dezelfde template blijven doorwerken.

De downloadbestanden bevatten een valutavrije-versie. Je kunt zelf de celeigenschappen veranderen als je een valutacode (€ of $) voor de bedragen wilt zien.

Wat kun je met Rental Property Bookkeeping?

Met de Rental Property Bookkeeping template kun je eenvoudig:

Hoe navigeer je snel door de template?

Voor je gemak is de Rental Property Bookkeeping template uitgerust met een overzichtelijk menu, zodat je eenvoudig door het Excel-sjabloon navigeert.

Boven ieder werkblad vind je ook een menu waarmee je snel naar de meest gebruikte werkbladen navigeert.

Hoe werkt de Rental Property Bookkeeping template?

Dit fantastische Excel-sjabloon is eenvoudig opgezet en uitgerust met diverse rapportages die je goed helpen bij het managen van je financiën. In enkele simpele stappen kan ook jij de boekingen, inkomsten en uitgaven bijhouden van alle woningen, kamers, appartementen etc.

Stap 1. Instellingen aanpassen

Voordat je aan de slag kunt pas je eerst even enkele instellingen (settings) aan, zodat de template helemaal geschikt is voor jouw verhuuronderneming. Vul de naam van je bedrijf in, wijzigen btw-tarieven (tax rates), kies je verhuurkanalen (rental channels) en vul de feestdagen (holidays) in.

Ben je op bepaalde dagen gesloten? Meld dat dan in de tweede lijst. Tot slot wijzig je eventueel nog de kostensoorten (expense accounts).

Stap 2. Verhuurobjecten invullen

Nu maak je een lijst met al je verhuurobjecten (properties). Dit kunnen gehele woningen zijn, maar ook kamers, suites, etages, appartementen etc. Wil je niet dat de beschikbaarheid van een bepaald object getoond wordt in de beschikbaarheidskalender (availability calendar)? Kies dan ‘No’ in de kolom Show.

Bepaald per object het standaard btw-tarief (tax rate) en  de standaard prijs per dag (daily rate).

Zoals je ziet telt de template vanzelf alle inkomsten en uitgaven op per woning. Zo zie je de omzet (sales excl. tax), het aantal boekingen (no. of bookings) en het aantal verhuurdagen (no. of days). Ook zie je de rangschikking van de woningen naar omzet en het aantal verhuurdagen.

Tot slot zie je of de woning is verhuurd op een bepaalde zoekdatum.

Stap 3. Klanten registreren

Voordat je boekingen kunt vastleggen voeg je eerst de klanten toe aan het klantenregister. En ook hier zie je direct weer de belangrijkste statistieken verschijnen, zodra je inkomsten of uitgaven registreert.

Stap 4. Boekingen vastleggen

Nu ben je zo ver om je boekingen (bookings) vast te leggen. Je hoeft alleen de witte cellen in te vullen. Vul het boekingsnummer (booking no.) in, kies een woning (property), klant (customer) en verkoopkanaal (channel) uit de dropdownlijst.

Vul de begindatum (start date) en einddatum (end date) in. De template berekent dan zelf de verhuurperiode (rental period in days). Wil je afwijken van het standaard tarief? Vul dan de afwijkende dagprijs in (special daily rate). Je kunt klanten ook een bepaalde korting (discount) geven of extra kosten (extra charge) in rekening brengen. Bijvoorbeeld voor extra schoonmaakkosten.

De Rental Property Bookkeeping template rekent de netto omzet (net amount excl. tax), korting (discount) en btw (tax) vanzelf uit.

Stap 5. Kosten registreren

Naast je inkomsten registreer je ook alle kosten (expenses) in een aparte tabel. Je kunt kosten toewijzen aan een specifieke woning (property). Geef een omschrijving (description) en selecteer een kostensoort (expense category) uit de dropdownlijst. Vul de datum (date) in en het bedrag exclusief btw (amount excl. tax). Kies een btw-tarief (tax rate) en registreer eventueel een opmerking (note). Zo simpel is het!

Stap 6. Beschikbaarheid controleren

Met de Rental Property Bookkeeping template controleer je moeiteloos de beschikbaarheid (availability) van een bepaalde woning (property). Vul een datum in bij Check en je ziet direct welke woning beschikbaar (available) of bezet (unavailable) is. Feestdagen zijn groen gearceerd en weekendagen grijs.

Heb je een dubbele boeking (double booking) gemaakt? Dan wordt je direct gewaarschuwd. De betreffende dag kleurt dan rood op.

Je ziet ook door wie de woning op die dag is verhuurd (of net uitcheckt op die dag).

Welke rapportages vind je allemaal terug?

De Rental Property Bookkeeping template is uitgerust met een complete set rapportages. Ontdek hieronder alle overzichten en rapportages voor het managen van je verhuurinkomsten en -kosten:

1. Property Rental Bookkeeping Dashboard

Het speciaal ontworpen dashboard geeft je op een unieke manier inzicht in de belangrijkste kengetallen van je verhuuronderneming. Selecteer een jaar of alle jaren en de cijfers en grafieken worden direct aangepast.

2. Top 10 overzichten

De top 10 lijstjes helpen je bij het identificeren van je belangrijkste woningen en klanten. Is de 80/20-regel ook op jou van toepassing? Waar haal jij de meeste omzet vandaan?

3. Bezetting (occupation)

Gebruik dit rapport om te zien welke woningen bezet zijn voor bepaalde periode. Kies een begin- en einddatum en het rapport wordt direct bijgewerkt.

4. Btw-rapport (tax report)

Voor de volledigheid vind je ook een btw-rapport (tax report) terug. Kies een jaar (select year) waarvoor je het btw-rapport wenst.

5. Verkooprapport (sales report)

Het verkooprapport toont de omzet per woning per maand, kwartaal en jaar voor een bepaald jaar (of voor alle jaren).

6. Kostenrapport (expense report)

Het kostenrapport (expense report) geeft een samenvatting van de uitgaven per kostensoort per maand, kwartaal en jaar. Mooie grafieken geven je een nog beter inzicht.

7. Winstrapport (profit report)

Het winstrapport (profit report) laat de winstgevendheid van je verhuuronderneming zien. Wederom selecteer je zelf het jaar (of alle jaren) in de blauwe cel.

8. Woningrapport (property report)

Tot slot toont het woningrapport (property report) alle gegevens van een specifieke woning, zoals:

• Omzet per verkoopkanaal
• Uitgaven per kostensoort
• Winst per maand
• Aantal boekingen
• Gemiddelde omzet per boeking (sales per booking)

Alle waarden zie je per maand, kwartaal en jaar.

Rental Property Bookkeeping Made Easy