Contractmanagement in Excel

Beschrijving

Met Contractmanagement in Excel. bewaak  je probleemloos de vervaldatum en opzegtermijn van al je contracten, zodat je nooit meer het risico loopt dat contracten stilzwijgend verlengd worden of dat je juist vergeet om belangrijke contracten te verlengen.

Contractmanagement in Excel is geschikt voor het beheren van alle afspraken die je contractueel vastlegt en een looptijd en opzegtermijn hebben, zoals:

• leasecontracten
• telefooncontracten
• huurcontracten
• arbeidscontracten
• aanbestedingen
• alle vormen van een abonnement

Simpel, flexibel en direct overzicht

Contractmanagement in Excel is simpel in gebruik en flexibel ingericht. De template is inclusief:

Hoe werkt Contractmanagement in Excel?

Dit sjabloon maakten we zo simpel mogelijk, zodat je snel aan de slag kunt met het beheren van je contracten.

Stap 1. Bedrijfsgegevens en keuzelijsten aanpassen

Begin met het aanpassen van je bedrijfsgegevens in het tabblad Instellingen. Deze gegevens verschijnen op de rapporten.

Kies zelf een grens (in %), waarbij je de waarschuwing “Loopt bijna af” wilt zien. Standaard staat die grens op 80% van de looptijd.

Je kunt nu de verschillende keuzelijsten aanpassen, zoals contract categorieën, afdelingen, soorten contracten en de contractstatus. Doe dit voordat je contracten gaat registreren. Wijzig je achteraf bijvoorbeeld een categorie? Vergeet dan niet om het contractenregister te checken of de oude categorie niet ergens werd gebruikt.

Stap 2. Contactpersonen beheren

In het tabblad Instellingen vind je ook een lijst met contactpersonen om te beheren.

Stap 3. Contracten registreren

Nu ga je alle contracten vastleggen in het register. De tabel breidt zich vanzelf uit zodra je onder de tabel begint te tikken. Het aantal contracten dat je kunt beheren in Contractmanagement in Excel is onbeperkt.

Vul de volgende gegevens in:

• Contractnummer: die kun je vrij invullen
• Contract categorie: kies de categorie uit de keuzelijst, bijvoorbeeld: Personeel of Leverancier
• Organisatie/naam: de organisatie of persoon waarmee je een contract hebt afgesloten
• Afdeling: je kunt ook een afdeling toewijzen aan bepaalde contracten, bijvoorbeeld om de verantwoordelijke afdelingsmanager aan te geven
• Datum toetreding: hoe lang doe je al zaken met deze partij?
• Startdatum contract: de begindatum volgens contract
• Duur contract: de lengte van het contract in maanden. Je kunt ook decimalen invoeren.
• Opzegtermijn in maanden: voor welke periode moet je opzeggen?
• Soort contract: standaard keuze uit intern of extern (maar de lijst is aan te passen bij Instellingen)
• Contactpersoon: wie tekent het contract?
• Opmerkingen: ruimte voor notities

Contractmanagement in Excel berekent dan de volgende zaken:

• Email adres: die haalt ie op uit de contactgegevens
• Cum. duur in maanden: de totale periode vanaf de datum toetreding tot vandaag
• Vervaldatum contract: de einddatum van het contract
• Dagen tot opzegtermijn: het aantal dagen tot de opzegtermijn (een belangrijk gegeven dus, want ben je te laat? Dan zit je vaak aan een automatische verlening vast).
• Dagen tot vervaldatum: het aantal dagen tot het einde van het contract. Als de cel leeg is, dan is het contract vervallen
• Contract voltooiingspercentage: het deel (in procenten) van de duur van het contract dat is verstreken
• Contract status: actief, loopt bijna af of verlopen
• Selectie: hulpkolommen voor de dashboards. Deze kolommen kun je eventueel verbergen.

Stap 4. Dashboards bekijken

De kracht van Excel is dat je zo’n beetje ieder rapport kunt maken die je wilt. Ik heb 2 dashboards toegevoegd, waarmee je direct inzicht krijgt in de status van je contracten per categorie of per afdeling. De dashboards tonen:

Stap 5. Contracten vergelijken

Ook hebben we Contractmanagement in Excel uitgebreid met de mogelijkheid om snel twee contracten met elkaar te kunnen vergelijken. Selecteer 2 contractnummers bovenaan en alle gegevens van de betreffende contracten zijn direct zichtbaar.