Consolidatie in Excel

Beschrijving

Met Consolidatie in Excel maak je snel de geconsolideerde cijfers van je bedrijf. Ik werkte ooit als corporate controller bij een bedrijf in de financiële sector. Het kostte de boekhouder van dat bedrijf de grootste moeite om snel (voorlopige) geconsolideerde cijfers op te leveren. In dit geval duurde het zelfs enkele dagen, voordat de directie een eerste indruk had hoe de afgelopen periode was verlopen.

Dat kan veel sneller, zei ik. Het bestuur moet direct na de maandafsluiting weten hoe het bedrijf ervoor staat. Het consolidatieproces wordt vaak te moeilijk gemaakt. Want als de onderlinge (intercompany) schulden, vorderingen, omzet en kosten goed zijn afgestemd, dan heb je alleen nog maar te maken met de technische verwerking. Toen heb ik voor hun een simpele Excel-tool gemaakt om snel de geconsolideerde resultaten op te stellen. Deze consolidatietool heb ik nu uitgebreid getest en verbeterd en ook voor jou beschikbaar gemaakt.

Wat is deze consolidatietool?

Consolidatie in Excel is een all-in-one oplossing voor het consolideren van de financiële stukken van je holding en alle dochterondernemingen. Je hebt dus geen dure consolidatiesoftware nodig.

In deze consolidatietool is het volgende inbegrepen:

Voor wie Consolidatie in Excel?

De template Consolidatie in Excel is gemaakt voor finance professionals die bekend zijn met het consolidatieproces en snel de geconsolideerde cijfers willen presenteren. Het is niet bedoeld voor leken.

Deze tool consolideert de cijfers, maar maakt geen geconsolideerde jaarrekening. Gebruik daarvoor onze tool Jaarrekening in Excel. Je plakt daar de totale saldibalans in en de geconsolideerde jaarrekening is gereed.

Hoe werkt Consolidatie in Excel?

Stap 1. Instellingen aanpassen

Vul bij Instellingen de bedrijfsgegevens in van alle ondernemingen (bedrijfsnummer en -namen). Vul de valutasoort in. Kies eventueel een factor voor de rapportagebedragen. Bijvoorbeeld: 1.000 als je in duizendtallen wilt rapporteren.

Stap 2. Rekeningschema mappen met rapportageregels

Vul het rekeningschema en maak een ‘mapping‘ met de rapportageregels uit Consolidatie. Voor de balans is model B gebruikt. Let op! Gebruik ALTIJD Plakken speciaal, waarden. Op die manier plak je geen celeigenschappen mee. Het is niet noodzakelijk om de verdichtingen in te vullen, maar het is praktisch als je de verdichtingsstructuur wilt visualiseren.

Eventueel maak je meerdere mappings voor meerdere rekeningschema’s. Plak ze dan onder elkaar. Zorg er wel voor dat een rekeningnummer niet 2x voor komt.

Stap 3. Saldibalansen vullen

Vul de saldibalansen in van alle bedrijven. Download daarvoor de volgende gegevens uit je boekhoudsoftware: bedrijfsnummer, grootboekrekeningnummer en het saldo. Plak deze gegevens in de tabel Saldibalansen met Plakken speciaal, Waarden. Voeg indien nodig zelf het bedrijfsnummer toe aan de tabel. Je kunt die eenvoudig naar beneden kopiëren.

Stap 4. Handmatig aangeleverde saldibalansen verwerken

Vul in de consolidatiesheet in de groene kolommen de balans en winst- en verliesrekening in van bedrijven die niet in je boekhoudpakket zitten. Bijvoorbeeld als die bedrijven hun boekhouding doen in hun eigen systeem en de gegevens daarom afzonderlijk aanleveren.

Stap 5. Belang van derden verwerken

Vul het aandeel van derden in en het minderheidsbelang in de eliminatiekolom.

Stap 6. Eliminatieverschillen controleren

Er mogen geen verschillen zijn tussen het totaal van de onderlinge vorderingen en schulden en de onderlinge omzet en kosten. Los eerst de eliminatieverschillen op, voordat je verder gaat. Het kan zijn dat een onderneming een factuur van de andere onderneming nog niet heeft verwerkt bijvoorbeeld.

Stap 7. Eliminatiejournaalposten verwerken

Verwerk de eliminatiejournaalpost in je boekhouding in de eliminatieonderneming om het proces af te ronden. Er is nog ruimte voor correctieboekingen toegevoegd. Download nu de saldibalansen van alle ondernemingen en verwerk ze bijvoorbeeld in Jaarrekening in Excel, zodat je snel de geconsolideerde jaarrekening gereed hebt.

Consolidatie in Excel zonder dure software

Download hier een voorbeeldrapportage.