Merit matrix

Beschrijving

Een merit matrix (salarismatrix) helpt managers werknemersprestaties van vergelijkbare niveaus op consistente wijze te belonen. Hiermee verdeel je de totale ruimte voor salarisverhoging op een juiste en eerlijke manier.

Het toekennen van salarisverhoging kan een uitdagende klus zijn. Wie krijgt welke verhoging en op basis waarvan?

Met behulp van de merit matrix bepaal je de meest geschikte salarisverhoging van een medewerker op basis van:

Wat is de compa-ratio?

In de merit matrix gebruiken we de compa-ratio om de verhouding te berekenen tussen het werkelijk salaris van een medewerker en de door jouw organisatie vastgestelde standaardbeloning (benchmark salaris) voor de functie die hij inneemt. De vastgestelde beloning verschilt dus per salarisschaal en is bijvoorbeeld gelijk aan het midden van de salarisschaal. Het is dus de verhouding tussen het salaris van een individuele medewerker en het referentiesalaris (ook wel benchmark salaris) voor die functie binnen een organisatie.

De compa-ratio wordt meestal uitgedrukt als een decimaal of percentage.

Hoe bereken je de compa-ratio?

Dit is de formule: Salaris van werknemer / Benchmark salaris = Compa-ratio

Bijvoorbeeld, als een medewerker een salaris heeft van €50.000 en het benchmark salaris voor zijn functie binnen de organisatie is €60.000, dan bereken je zo de compa-ratio:

€50.000 / €60.000 = 0,8333 of 83,33%

Dit betekent dat de medewerker 83,33% van het benchmark salaris verdient.

Waarvoor gebruik je de compa-ratio?

De compa-ratio gebruik je om te beoordelen of het salaris van een medewerker competitief is ten opzichte van de markt of het interne beleid van je bedrijf. Als de compa-ratio lager is dan 1 (of 100%), dan wordt een medewerker onderbetaald in vergelijking met de benchmark. Dit kan leiden tot moraalproblemen en het risico van verloop. Als de compa-ratio hoger is dan 1, dan verdient een medewerker boven het benchmark salaris. Dit is gunstig voor retentie en tevredenheid, maar het het geeft je ook minder ruimte voor salarisverhoging in verband met het beschikbare budget hiervoor.

Hoe beoordeel je prestaties binnen de merit matrix?

De merit matrix plaatst de prestatie van een werknemer op de ene as en de huidige positie van de werknemer in het salarissysteem (de compa-ratio zoals hierboven besproken) op de andere as. Hierdoor ontstaat een grafiek met verschillende vakken of zones die aangeven welke salarisverhoging een werknemer kan verwachten op basis van hun prestaties en huidige salarispositie.

De merit matrix verdeel je in verschillende zones die overeenkomen met verschillende prestatieniveaus en salarisverhogingen. Typische zones kunnen onder meer “geen verhoging,” “basisverhoging,” “bovengemiddelde verhoging,” en “uitstekende verhoging” zijn. Deze zones koppel je aan numerieke prestatiebeoordelingen van prestaties. In ons voorbeeld: scores 1 t/m 5.

Hoe werkt de template Merit matrix?

Verdeel eerlijk het budget voor salarisverhoging op de volgende wijze:

1. Compa-ratio tabel vullen

Begin met het bepalen van de grenzen van de compa-ratio’s en de bijbehorende percentages van de standaard salarisverhoging.

In onderstaand voorbeeld krijgt een medewerker met een compa-ratio onder 0,8 extra verhoging, namelijk 150% van de standaard salarisverhoging (bijvoorbeeld: 150% x 4% = 6%).

Vanaf 0,8 tot 0,9 is dat 125%, van 0,9 tot 1,1 is dat 100% etcetera.

2. Scores tabel vullen

Hetzelfde doe je voor de beoordelingen. Een medewerker krijgt bijvoorbeeld 125% van de standaard salarisverhoging als hij een score heeft van 4.

Je zit in deze tabel ook hoeveel medewerkers welke score krijgen, nadat je de salarissen en scores van alle medewerkers hebt ingevuld (stap 5).

3. Merit matrix opstellen

De merit matrix wordt automatisch voor je opgesteld, zodra je het budget voor salarisverhoging in procenten van de totale salarissom hebt ingevuld. Iemand met een compa-ratio van 0,85 en een beoordeling van 3 krijgt een salarisverhoging van 6,25% volgens deze tabel. Hierbij is nog geen rekening gehouden met de eventuele maximale verhoging van de salarisschaal (zie stap 4).

Rond stap 4 en 5 af en je ziet direct hoeveel van het beschikbare budget is verbruikt en hoeveel er nog over is van het beschikbare budget.

4. Grenzen van salarisschalen bepalen

Vervolgens vul je tabel met de salarisschalen. Voor de compa-ratio gebruiken we het middenloon per salarisschaal. Dat hoeft dus niet persé het midden van de range te zijn, maar kan ook een vergelijkbaar salaris in de markt zijn. Je kunt tevens aangeven wat de maximale salarisverhoging is per salarisschaal. Dit doe je bijvoorbeeld uit budgetoverwegingen of om salarisongelijkheid te voorkomen.

Ook hier zie je direct het aantal medewerkers per salarisschaal, nadat je de salarissen en scores van alle medewerkers hebt ingevuld in de volgende stap.

5. Salarissen en beoordeling invullen

Je ben nu klaar om de huidige salarissen en beoordelingen (scores) van alle medewerkers in te vullen in onderstaande tabel. De tool berekent:

Waarom de merit matrix gebruiken en waar moet je rekening mee houden?

1. De merit matrix zorgt voor consistente besluitvorming: zo blijf je transparant bij beloningsbeslissingen. Door prestaties en salarispositie in een tabel te zetten, zien managers en HR-professionals gemakkelijk welke salarisverhoging geschikt is voor een werknemer op basis van hun prestaties en waar ze zich in het salarissysteem bevinden.
2. Hoewel de merit matrix een nuttig hulpmiddel is voor het nemen van beloningsbeslissingen, biedt het ook de flexibiliteit om uitzonderingen te maken op basis van individuele omstandigheden. Het is belangrijk om te erkennen dat niet alle werknemers passen in strikte functie- en salarisschalen. Er kunnen uitzonderlijke situaties zijn die speciale aandacht vereisen.
3. De merit matrix is vaak gebaseerd op het salarisbeleid en de budgettaire richtlijnen van je organisatie. Het helpt bij het toewijzen van salarisverhogingen binnen de beperkingen van het beschikbare budget en de organisatiedoelstellingen.

Samenvattend

Het gebruik van een merit matrix helpt organisaties om een eerlijk en transparant beloningssysteem te gebruiken en ervoor te zorgen dat salarisverhogingen worden toegekend op basis van prestaties en positie in het salarissysteem. Het helpt ook bij het voorkomen van willekeurige beslissingen en het waarborgen van consistentie in het beloningsproces.