Vaste activa en afschrijvingen

Beschrijving

Vaste activa en afschrijvingen is een rekentool om de afschrijvingen en boekwaarde te berekenen van al je investeringen. Simpel en overzichtelijk. Deze tool behoort al 10 jaar tot de Ondernemen Toolkit (een voordelige bundel). We vonden dat het tijd was om hem ook los verkrijgbaar te maken. En we hebben meteen maar wat verbeteringen doorgevoerd.

Wat zijn vaste activa?

Vaste activa zijn bezittingen die langer dan één jaar aan je onderneming verbonden zijn en die in aanschaf €450 of meer kostten. Dit zijn investeringen. Ze staan duurzaam ter beschikking aan de onderneming en zijn niet eenvoudig om te zetten in geld. Daarom noemen we ze vast. Want een gebouw is niet zo snel te verkopen als de voorraden van een onderneming. Vaste activa staan als bezittingen op de balans.

Vaste activa vind je vaker en meer terug bij productie- en handelsondernemingen dan bij dienstverlenende bedrijven. Voor het voeren van productie- en handelsondernemingen zijn vaak grotere investeringen nodig dan bij een dienstverlenend bedrijf. Een consultant heeft geen dure productiemiddelen nodig om zijn werk te doen, hooguit een bedrijfsauto, computer en wat meubilair.

Welke soorten vaste activa kennen we?

Vaste activa kun je verdelen in verschillende categorieën, bijvoorbeeld;

Goodwill en overige immateriële vaste activa

Goodwill is een bezit dat niet tastbaar is en valt onder de subcategorie immateriële vaste activa. Letterlijk vertaalt vanuit het Engels betekent het ‘goede wil’. Goodwill ontstaat bij bedrijfsovernames, als de overnameprijs hoger is dan de waarde van de onderneming (de bezittingen minus de schulden). Als een koper €100.000 betaalt voor een onderneming waarvan het eigen vermogen (= bezittingen – schulden) €80.000 is, dan is er sprake van €20.000 goodwill.

Andere immateriële vaste activa (niet-tastbare bezittingen) zijn bijvoorbeeld ontwikkelkosten voor nieuwe technologieën (bijvoorbeeld software, of de bouw van je website) en intellectuele eigendommen zoals octrooien, patenten en auteursrechten.

Terreinen, gebouwen, machines, auto’s en inventaris

De materiële vaste activa bestaan uit terreinen, gebouwen, machines, auto’s en inventaris. Dit zijn de fysiek aanwezige (lange termijn) bezittingen. Onder machines verstaan we bedrijfsmachines en installaties. De categorie auto’s kent naast de bedrijfsauto ook de overige transportmiddelen, zoals een heftruck of palletwagen. Onder inventaris vallen computers, kantoormeubilair, printers, etc.

Deelnemingen en verstrekte leningen

De financiële vaste activa van een onderneming zijn deelnemingen (aandelen) in andere bedrijven en leningen die langdurig (>1 jaar) ver-strekt worden aan andere bedrijven. Er is sprake van een deelneming als je 20% of meer van het andere bedrijf bezit.

Wat zijn afschrijvingen?

Deze bezittingen moeten op den duur worden vervangen, daarom verminderen ze in waarde. Dat noemen we afschrijvingen. Afschrijvingen verschijnen als kosten op de winst- en verliesrekening. De afschrijvingen zijn dus de waardevermindering van de vaste activa.

Investeringen (aanschaffen van duurzame productiemiddelen, zoals machines en installaties, inventaris, auto’s etc.) mag je niet in een keer als kosten nemen, omdat anders de winst onevenredig gedrukt wordt. Investeringen smeer je met behulp van afschrijvingen over meerdere jaren uit. Afschrijvingen beschouw je als kosten (afschrijvingskosten) en zijn geen uitgaven, omdat er geen geldstroom plaats vindt. De uitgave is namelijk al gedaan toen je de factuur van de investering betaalde.

Hoe bereken je de afschrijving?

Er gelden fiscale regels voor minimale afschrijftermijnen. Dit is voor alle bedrijfsmiddelen minimaal 5 jaar en voor goodwill zelfs 10 jaar. Raadpleeg de Belastingdienst voor meer informatie.

Voorbeeld berekening

Je schaft nieuwe inventaris aan. De aanschafprijs van de inventaris bedraagt €25.480, de vermoedelijke gebruiksduur is 5 jaar en de restwaarde na 5 jaar is €1.000.
Berekening van de afschrijving: (€25.480 – €1.000) / 5 jaar = €4.896 per jaar. Als je een bedrijfsmiddel maar een deel van het jaar hebt gebruikt, dan mag je alleen over dat deel afschrijven. Stel dat je de machine op 1 oktober 2015 hebt gekocht, dan mag je over 2015 afschrijven: 3 / 12 x €4.896 = €1.224.

Willekeurig afschrijven

Startende ondernemers mogen de eerste drie jaar zelf bepalen hoe snel ze de kosten afschrijven. Ze schrijven de kosten willekeurig af. Het voordeel van versneld afschrijven is dat de kosten hoger zijn, waardoor de winst lager is en je minder belasting hoeft te betalen. Daar staat tegenover dat de winst in de volgende jaren hoger is.

Hoe boek je afschrijvingen?

Afschrijvingen registreer je in het zogenaamde memoriaalboek van je boekhoudpakket. In het memoriaalboek leg je alle bijzondere boekingen vast (zoals afschrijvingen, lonen en salarissen, overlopende posten etc.).

Registreer de afschrijving in het memoriaalboek als volgt:

Hoe werkt de rekentool Vaste activa en afschrijvingen?

Met het Excel-sjabloon Vaste activa en afschrijvingen beheer je alle vaste activa en enkele simpele stappen.

Stap 1. Categorieën selecteren

Kies je eigen categorieën die het beste aansluiten bij je eigen situatie. Je vindt deze categorieën terug in alle rekenbladen.

Stap 2. Investeringen invullen

Nu vul je alle investeringen in die je hebt gedaan. Je hoeft slechts enkele gegevens in te vullen het sjabloon Vaste activa en afschrijvingen doet de rest. Vul de volgende gegevens per investering in:

Stap 3. Totalen beoordelen

De rekentool Vaste activa en afschrijvingen is uitgerust met diverse hulpmiddelen en grafieken. Selecteer bijvoorbeeld een jaar en je ziet direct wat de afschrijving en boekwaarde voor dat jaar is per categorie.

Ook toont de rekentool de afschrijving en boekwaarde over de komende 10 jaar. Zo zie je direct waar je aan toe bent.

Nog meer functies nodig? Bekijk dan ook deze optie!

Zoek je nog meer functies en mogelijkheden? Dat is mooi, want we hebben nog 2 rekentools waarmee je de vaste activa goed kunt beheren.

Vaste activa register

Dit is de ultieme tool voor het beheren van je vaste activa. Het vaste activa register is een effectief en simpel te begrijpen rekenmodel (sjabloon) voor het registreren van vaste activa (duurzame bedrijfsmiddelen), het berekenen van afschrijvingen, boekwaarden en resultaten bij verkoop of buitengebruikstelling door de tijd (30 jaar).

Afschrijvingsstaat