Exploitatiebegroting maken in Excel 2023

Beschrijving

De exploitatiebegroting bevat een schatting van de verwachte omzet, de te maken kosten en uiteindelijk het resultaat. Het primaire doel van de exploitatiebegroting is om in te schatten of je onderneming winstgevend genoeg is.

Deze begroting ziet er hetzelfde uit als de winst- en verliesrekening. Voor starters is het aan te bevelen om voor de komende drie tot vijf jaar deze begroting op te stellen. Externe financiers krijgen zo een beeld van de verwachte omzet- en winstontwikkeling.

Je ontvangt 2 versies:

1. Een exploitatiebegroting voor de komende 5 jaar – download een voorbeeld
2. Een exploitatiebegroting voor de komende 12 maanden – download een voorbeeld

Exploitatiebegroting maken in Excel

De exploitatiebegroting laat dus zien hoe winstgevend je onderneming is en is gelijk aan je winst- en verliesrekening. Deze begroting bevat een reële en goed onderbouwde inschatting van je omzet, kosten en bedrijfsresultaat. De exploitatiebegroting bestaat uit de volgende onderdelen: omzet, kostprijs verkopen, (operationele) kosten, afschrijvingen en financiële baten en lasten. Ik licht ze hieronder toe.

Omzet

De omzet wordt berekend met de verkoopprijs (exclusief btw) van je producten x het aantal verkochte producten en/of je uurtarief x het aantal uren dat je verwacht declarabel te zijn in het betreffende jaar.

Vermeld in de toelichting welke offertes je hebt uitgebracht en de kans dat je de opdracht krijgt, alsmede welke contracten je al hebt afgesloten.

Kostprijs verkopen

Licht toe hoe je de kostprijs van de omzet (inkoopprijs) hebt berekend, bijvoorbeeld door een margeberekening. Houd daarbij rekening met de inkoopprijs, de verkoopprijs en de btw. Bedenk ook hoe je de winstmarge uitdrukt: als percentage van de verkoopprijs of als percentage over de inkoopprijs.

Stel ook vast voor welk deel van de diensten-omzet je mensen moet inhuren en tegen welk tarief.

Kosten

Maak tot slot een goede inschatting van de overige kosten en licht deze toe. Het is aannemelijker dat je het begrote resultaat haalt als je een voorzichtige begroting opstelt. Wees reëel in je schattingen!

Ga als volgt te werk:

• Breng de overige kosten in kaart
• Vergeet niet een opleidingsbudget op te nemen. Succesvolle onder-nemers zijn altijd op zoek naar methoden om zichzelf te verbeteren.
• Bezuinig niet op marketing. Het succes van een onderneming is voor een groot deel afhankelijk van de marketinginspanningen. Grote bedrijven spenderen maar liefst 20% van hun omzet aan marketing. Dat is voor kleine onderneming moeilijk haalbaar, maar bedenk goed wat je wel kunt doen.
• Neem onder algemene kosten een stelpost voor onvoorziene uitgaven op.

Afschrijvingen

Bereken de afschrijvingskosten met een van onze handige tools. Of het gebruik het vaste activa register.

• Bepaal hoeveel je gaat investeren per jaar. Investeringen zijn uitgaven voor duurzame productiemiddelen boven € 450. We noemen ze ook wel vaste activa.
• Bereken de afschrijvingskosten en neem ze op in de exploitatiebegroting.

Financiële baten en lasten

Bereken de financiële baten en lasten. Als je weet hoeveel geld je moet lenen, dan bereken je de rente hierover en vermeld dit bedrag onder financiële lasten.

Over eventuele tegoeden op een spaarrekening ontvang je rente. Neem deze bedragen op bij financiële baten.

Waarom een exploitatiebegroting maken?

Zoals ik eerder noemde. Het primaire doel is om inzicht te krijgen of je onderneming winstgevend genoeg is. Daarnaast willen externe financiers een goed beeld krijgen van de omzet- en winstontwikkeling over de tijd.

Begrotingstips

Download hier een gratis whitepaper met 65 begrotingstips. Ik noem er alvast een paar:

1. Tip 4: Formuleer meetbare doelstellingen (SMART)
2. Tip 9: Stel een realistisch en haalbaar plan op
3. Tip 12: Onderbouw je plan zoveel mogelijk
4. Tip 24: Bereken hoeveel geld je privé nodig hebt
5. Tip 25: Bepaal de aflossingscapaciteit
6. Tip 37: Budgetteer omzet en kosten exclusief btw
7. Tip 44: Bezuinig niet op marketing
8. Tip 61: Reserveer een vast bedrag per maand om van te leven

Ben je al geprikkeld om meer te weten? Download hier de gratis whitepaper met alle 65 begrotingstips met toelichting. In mijn boek “Het grote geldboek voor ondernemers” lees je nog veel meer tips.

Hoe werkt de template Exploitatiebegroting?

De exploitatiebegroting maak je in 3 simpele stappen (de verschillen tussen de jaar- en maandvariant zie je hieronder):

Stap 1. Instellingen aanpassen

Vul je bedrijfsnaam in en kies het eerste kalenderjaar van je begroting.

Kies voor de Quick Budget Tool de verwachte groeipercentages van de omzet en kosten. Je hoeft dan alleen een budget te maken voor het eerste jaar en de vervolgjaren 2 t/m 5 worden dan razendsnel uitgerekend op basis van deze aannames. Wel zo handig toch?

Bij de maandvariant bepaal je in welke maand je met de begroting wilt starten.

Stap 2. Omzet en kosten specificeren

Nu vul je in het blad Specificatie de omzet en kosten voor het eerste jaar. Gebruik de lichtblauwe velden. De vervolgjaren worden automatisch gevuld zoals hierboven omschreven. Je kunt de formules eenvoudig overschrijven als je hiervan wilt afwijken.

Klik op de afbeeldingen hieronder voor een vergroting.

Maandvariant

In de maandvariant worden de getallen uit de eerste maand overgenomen in de volgende maanden. Overschrijf de getallen als het nodig is.

Stap 3. Exploitatiebegroting bekijken en analyseren

Tot slot wordt alles bij elkaar opgeteld in het totaaloverzicht. Je ziet bedragen, bedragen uitgedrukt in een percentage van de omzet (common size analyse) en indexcijfers.

Kies zelf welke variabelen je gebruikt voor de grafieken door deze te selecteren in de lichtblauwe cellen.

Maandvariant

Het totaaloverzicht voor de maandvariant biedt ongeveer dezelfde mogelijkheden.

Financial Planning Toolkit

Deze template is onderdeel van de gunstig geprijsde bundel Financial Planning Toolkit. Maak een complete begroting met:

De Financial Planning toolkit bestaat uit:

1. Exploitatiebegroting: een onderbouwing van de omzet, kosten en resultaat
2. Investeringsbegroting: hoeveel heb je nodig om te starten?
3. Financieringsplan: hoe kom je aan kapitaal om je onderneming te financieren?
4. Liquiditeitsprognose: heb je iedere maand voldoende geld beschikbaar?
5. Privébegroting: hoeveel inkomen heb je maandelijks nodig uit je onderneming?
6. Cashflowmatrix: bereken in welke maand je inkomsten en uitgaven vallen op basis van een patroon
7. Startbaan: hoe lang is je startbaan? Wanneer is je geld op?

Alles-in-één template? Meerjarenplan?

Wil je één geïntegreerde template voor je financial planning waarbij alle onderdelen automatisch aan elkaar gekoppeld zijn? Geen handmatige berekeningen meer tussen exploitatiebegroting en liquiditeitsprognose. Lees in dit blogartikel hoe ik mijn begroting maak. Wil je ook een meerjarenbegroting maken? Of een gedetailleerd plan per maand?

Bekijk dan Het Financieel Plan in Excel.